Budgetherausforderungen überwinden: Wie CFOs die Budgetkontrolle meistern können

Es ist extrem schwierig (wenn nicht sogar unmöglich), erfolgreich zu arbeiten, wenn Sie nicht zu jeder Zeit ein solides Verständnis Ihrer steuerlichen Situation haben.

Wenn Sie die Kontrolle über Ihr Budget behalten, können Sie grundlegende Prioritäten besser einhalten, wie z. B. die pünktliche Lohnzahlung an Ihre Mitarbeiter, die Leistung von Rückzahlungen oder Marketing-Investitionen für zukünftiges Wachstum.

Daher ist es wichtig, sich der allgemeinen Hindernisse der Budgetkontrolle bewusst zu sein, die, wenn Sie sie nicht beherrschen, eine Bedrohung für Ihre finanzielle Effizienz und die Gesamtleistung Ihres Unternehmens darstellen können. Sie müssen einen Plan haben, um diese Budgetherausforderungen zu bewältigen und Risiken zu mindern.

Setzen Sie Technologien ein, um die Datengenauigkeit zu verbessern

Eines der häufigsten Haushaltsprobleme, mit denen CFOs und Finanzteams zu kämpfen haben, sind falsche und unzuverlässige Daten. Dies kann besonders in größeren Unternehmen der Fall sein, die Ausgaben und Ressourcenanforderungen in verschiedenen Abteilungen überwachen müssen, von der Personalabteilung und der Personalbeschaffung bis hin zur Produktforschung und Produktentwicklung.

Wenn Sie eine Reihe von Daten aus verschiedenen Quellen innerhalb des Unternehmens aufnehmen, können sich leicht Fehler und Ungenauigkeiten einschleichen. Das gilt besonders dann, wenn Sie immer noch stark auf manuelle Prozesse angewiesen sind. Studien haben gezeigt, dass 88% der Tabellen fehlerhaft sind. Bei einer so wichtigen Sache wie dem Unternehmensbudget kann selbst das kleinste Versehen erhebliche Konsequenzen haben.

Moderne Tools und Software für die Budgetierung können das Risiko menschlicher Fehler minimieren, indem Daten automatisiert aufgenommen und verwaltet werden. Sie können die Technologie auch für Vorteile wie die Synchronisierung zwischen wichtigen Finanzfunktionen - beispielsweise Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnung - nutzen und so exakte und zeitnahe Berichte erstellen.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihr Budget

Das Aufstellen eines Budgets sollte nicht als einmalige Aktivität betrachtet werden, die nur einmal alle 12 Monate stattfindet und für den Rest des Geschäftsjahres ignoriert wird. Ihr Budget muss das ganze Jahr über in regelmäßigen Abständen überprüft werden, damit es stets relevant und aktuell ist.

Um zu gewährleisten, dass Ihr Budget Ihre aktuelle Situation immer genau wiedergibt, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, einschließlich unerwarteter Entwicklungen in Ihrer Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung - wie z. B. die Kündigung eines Großkunden - oder Markttrends, die spürbare Auswirkungen auf Ihre Finanzen haben können.

Die Budgetierung als fortlaufenden, fließenden Prozess zu betrachten, wird Ihnen auch helfen, ein anderes Problem zu lösen, das häufig mit dieser Aufgabe verbunden ist: nicht genügend Zeit für eine gründliche und korrekte Durchführung zu haben.

Wenn Sie versuchen, Ihr Budget am Ende eines Geschäftsjahres in aller Eile aufzustellen, fühlt es sich zeitaufwändig und mühsam an - und das Fehlerrisiko steigt. Wählen Sie hingegen den umgekehrten Ansatz und arbeiten das ganze Jahr über regelmäßig daran, können Sie die Arbeitslast gleichmäßiger verteilen und den Druck auf Ihr Team verringern.

Seien Sie auf Änderungen vorbereitet

Ein häufiger Fehler bei der Unternehmensbudgetierung - und ein Problem, das Ihre Kontrolle über den Prozess beeinträchtigen könnte - ist es, nicht von gewohnten Vorgängen abweichen zu wollen.

Es ist ganz leicht, in die Gewohnheit zu verfallen, das Budget aus dem letzten Jahr zu übernehmen und nur minimale Änderungen vorzunehmen, insbesondere wenn Ihre Zeit und Ihre Ressourcen beschränkt sind. Dies kann jedoch mehrere Nachteile haben und beispielsweise Abteilungen ermuntern, zu viel auszugeben und Budget zu verwenden, das gegen Ende eines Geschäftsjahres möglicherweise gar nicht gebraucht wird, nur um im Folgezeitraum wieder denselben Betrag zu erhalten.

Dies ist ein weiterer Grund, warum es wichtig ist, zu verschiedenen Zeiten und über das Jahr verteilt Kontrollen und Audits der Abteilungsausgaben durchzuführen, damit Sie sich ein genaues Bild von den Ressourcen machen können, die in den verschiedenen Bereichen des Unternehmens gebraucht werden, und wie diese verwendet werden.

Es kann auch von Vorteil sein, bei der Aufstellung Ihrer Budgets eng mit Beteiligten im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten. Dies wird Ihnen helfen, eine klarere Vorstellung vom Bedarf im gesamten Unternehmen zu bekommen. Außerdem wird es Abteilungsleitern und Managern ein besseres Verständnis dafür geben, wo Sie finanziell stehen und was Ihre aktuellen Ziele und Prioritäten sind.

Verknüpfen Sie Ihr Budget mit den Unternehmenszielen

Das Budget muss im Kontext der Wachstumspläne des Unternehmens und dessen aufgestellt werden, was im kommenden Quartal, Geschäftsjahr und darüber hinaus erreicht werden soll. Wenn Sie dafür sorgen, dass es eine klare Verbindung zwischen Ihrem Budget und den Unternehmenszielen gibt, können Sie die Kontrolle und Transparenz des Prozesses verbessern, indem Sie eine Struktur schaffen und ein Endergebnis vorgeben, auf das Sie hinarbeiten können.

Wenn beispielsweise einige wichtige Produkteinführungen bevorstehen, muss dies im Budget abgebildet sein, indem gewährleistet ist, dass ausreichend Ressourcen für alle Beteiligten - von Marktforschung und Produktmarketing bis hin zu Beschaffung und Lieferkettenmanagement - zur Verfügung stehen.

Wenn Sie sich auf die Hauptziele des Unternehmens konzentrieren, können Sie Ihre Budgets spezifischer und relevanter aufstellen. Sie könnten sogar bestimmte Abteilungen und Manager mit einbeziehen, um die Budgetzuweisungen auf bestimmte Leistungen und Elemente aufzuschlüsseln, die für die Leistung entscheidend sind.

Langfristig werden Sie wertvolle Ergebnisse erzielen, wenn Finanzabteilung, Budgetierungsprozess und der Rest des Unternehmens stimmig miteinander verbunden sind.