4 Herausforderungen des Finanzabgleichs und deren Überwindung

Eine der Hauptaufgaben des Finanzteams besteht darin, sämtliche Bereiche des Unternehmens reibungslos am Laufen zu halten. Sicherzustellen, dass alle ein- und ausgehenden Zahlungen wie erwartet ablaufen und die damit verbundenen Daten korrekt sind, spielt dabei eine wesentliche Rolle. Deshalb sollten die Finanzabgleichprozesse ein wichtiger Teil der Aktivitäten jedes Finanzteams sein.

Dies beinhaltet den Vergleich von internen Aufzeichnungen, wie z. B. Kreditorenrechnungen, mit Bankauszügen, um zu bestätigen, dass sie übereinstimmen. Dies ist oft die einzige Möglichkeit für Finanzteams, sicher zu sein, dass die tatsächlichen Vorgänge im Unternehmen mit den vorgesehenen übereinstimmen.

In diesem Sinne zeigen Untersuchungen von Adra Match, dass weniger als ein Drittel der Finanzexperten (28 %) ihren Monatsendzahlen trauen, so dass der Finanzabgleich entscheidende Bedeutung erlangt, um einen Einblick in den Cashflow des Unternehmens zu erhalten. Aber es gibt noch viele andere Gründe, die dafür sprechen, ihn zu einer Priorität zu machen.

Warum ein effektiver Finanzabgleich wichtig ist

Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die Unternehmen als Ergebnis effektiver Abgleichprozesse verzeichnen können. Sie können Sie zum Beispiel auf mögliche Risiken innerhalb des Unternehmens wie Zahlungsverzüge aufmerksam machen. Solche Abgleichprozesse sollten in der Lage sein, alle ungewöhnlichen Aktivitäten und Ausnahmen schnell zu identifizieren, z. B. erwartete, aber nicht erfolgte Zahlungen, oder von der Regel abweichende Beträge.

Ohne einen guten Abgleich haben Sie keine Möglichkeit, festzustellen, welche erwarteten Zahlungen nicht erfolgt sind. So können Sie nicht nur Betrug, sondern auch potenzielle Störungen Ihres Cashflows schnell erkennen.

Der Abgleich ermöglicht Ihnen zudem eine proaktivere Planung für die Zukunft, weil er Ihnen hilft, wichtige Trends zu erkennen. Wenn Ihre Abgleichaktivitäten beispielsweise aufzeigen, dass ein bestimmter Kunde seine Rechnungen immer zu spät bezahlt, können Sie Maßnahmen ergreifen, um dies zu beheben, oder es in Ihre Buchhaltungszahlen einbeziehen, damit Ihre Prognosen die Realität Ihres Cashflows besser widerspiegeln und nicht nur Theorie sind.

Trotz dieser Vorteile wird der Finanzabgleich oft immer noch als zeit- und ressourcenintensive Zeitverschwendung angesehen - vor allem, wenn er noch auf manuelle Arbeit und Lösungen wie Excel-Tabellen angewiesen ist. Dies kann zu einer Reihe von Herausforderungen führen, die Sie angehen müssen, um diese Prozesse so effektiv wie möglich zu gestalten.

Hier müssen vier Probleme angegangen werden:

1. Langsame Dateneingabeprozesse

In vielen Unternehmen ist der Finanzabgleich immer noch ein langsamer und mühevoller Prozess. Das kann z. B. bedeuten, ein Banksystem öffnen, und einen Auszug herunter- und ihn in ein ERP-System hochzuladen zu müssen, bevor die Transaktionen verglichen werden können. Da die Banken jedoch unterschiedliche Formate nutzen, muss der Benutzer die Dateien vor dem Hochladen zunächst abgleichen und standardisieren. Dies ist zeitaufwändig und kann bei großen Firmen mit vielen Transaktionen schnell die Ressourcen des Finanzteams aufbrauchen, so dass ihm weniger Zeit für andere wichtige Aktivitäten bleibt.

2. Fehler bei der Eingabe

Ein weiterer Aspekt dieser manuellen Eingaben ist, dass sie fehleranfällig sind. Fehler können sich in jeder Phase einschleichen, wenn Daten manuell zwischen Systemen verschoben und erneut eingegeben werden, und je mehr Schritte im Prozess, desto größer die Fehlerwahrscheinlichkeit. Das Herunterladen, Hochladen, die Standardisierung von Dateien und der Abgleich von Datensätzen haben alle ein gewisses Fehlerpotenzial, das zu einem ungenauen Eindruck von Ihrem Cashflow führen und später zusätzliches Geld für Korrekturen kosten kann.

3. Betrugsgefahr

Während die Aufdeckung von Betrug einer der wichtigsten Gründe für die Durchführung von Abgleichen ist, könnten diese Prozesse, wenn sie nicht angemessen überwacht werden, von skrupellosen Mitarbeitern genutzt werden, um Beweise für Vergehen im Unternehmen zu verstecken. Wenn z. B. Kontoauszüge heruntergeladen und in ERP-Systeme übertragen werden, könnte ein Mitarbeiter bei dieser manuellen Tätigkeiten einen Auszug so ändern dass er die Spuren eines Betrugs verwischt.

4. Effektive Archivierung und Auditierung

Nach Abschluss der Abgleichprozesse müssen die Aufzeichnungen selbst sicher aufbewahrt werden, um bei Bedarf für Audits zur Verfügung zu stehen. Dies bringt jedoch seine eigenen Probleme mit sich. Wenn die Abgleichsergebnisse immer noch in Papierform archiviert werden, nehmen sie nicht nur Platz weg, sondern sind auch teurer, viel schwieriger zu durchsuchen und nur begrenzt nachvollziehbar.

Die richtigen Lösungen finden

Um diese vier Probleme zu vermeiden, ist eine effektive Abgleichsoftware die Lösung. Diese Tools nehmen den Finanzfachleuten viele der manuellen Prozesse aus den Händen und nutzen die Automatisierung, um das Fehler- und Eingriffspotenzial auszuschalten sowie vollständige, durchsuchbare digitale Aufzeichnungen aller Aktivitäten bereitzustellen.

Es gibt eine Reihe von Lösungen, aus denen Sie wählen können, und obwohl Sie dabei auch Kosten wie z. B. Mitarbeiterschulungen einkalkulieren müssen, werden diese Technologien langfristig Ihre Cashflow-Prognosen viel genauer machen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen auf jedes Wachstum vorbereitet ist, das zu zukünftigen Abgleichanforderungen führen kann.