So optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung in 5 einfachen Schritten

In eine starre Routine zu verfallen, ist nirgendwo in einem Unternehmens eine gute Idee. Aber haben Sie schon einmal daran gedacht, dass Ihre Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung vielleicht einer Überarbeitung bedürfen?

Viele Finanzverantwortliche sind vielleicht noch nicht auf die Idee gekommen, dass dieser Bereich überarbeitet werden sollte, aber tatsächlich ist das eine gute Idee für alle zukunftsorientierten Organisationen. Die Kreditorenbuchhaltung (KB) muss nicht von heute auf morgen zum Selbstläufer werden, aber eine regelmäßige Überprüfung kann dazu beitragen, verspätete Zahlungen, verärgerte Lieferanten und auch Unzufriedenheit bei Mitarbeitern wegen unbefriedigender Tätigkeiten zu vermeiden.

Wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung in letzter Zeit nicht überprüft haben und den leisen Verdacht haben, dass Ihre Finanzabteilung zu viel Zeit mit der Bearbeitung von Rechnungen verbringt, dann ist es vielleicht an der Zeit, einen neuen Blick auf die Effizienz Ihres Systems zu werfen - und nach neuen Methoden zu suchen, um es agiler zu machen.

Es mag erstaunlich klingen, aber mit nur ein paar kleinen Änderungen lässt sich die Effizienz erheblich steigern.

1. Ermitteln Sie, was falsch läuft

Um potenzielle Schwachstellen zu erkennen und herauszufinden, welche neuen Aufgaben ein neues System zu bewältigen hat, ist es wichtig, zu den Grundlagen zurückzukehren und Ihren gesamten KB-Prozess zu analysieren. Überprüfen Sie ihre Aufzeichnungen des letzten Monats (besser der letzten drei), um offensichtliche Trends zu erkennen - eine deskriptive Analyse könnte hier ein nützliches Werkzeug zur visuellen Darstellung der Ergebnisse sein.

Dies sollte dazu beitragen, Faktoren wie Rechnungszyklen, Betrugsprobleme, Cashflow-Engpässe und Compliance-Risiken, die sonst unentdeckt bleiben könnten, klar zu umreißen. Auch andere Probleme, wie z.B. veraltete Verkäufereinträge, die das System verstopfen, sollten sich dabei zu erkennen geben.

Anhand dieser Daten können Sie dann wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für die Kreditorenbuchhaltung erstellen, mit denen Sie beurteilen können, wie effektiv Ihr Unternehmen bei der Erreichung seiner Ziele wirklich ist.

2. Standardisieren Sie Ihre Prozesse

Sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen, ist der nächste Schritt, denn es kann nur zu Ineffizienz führen, wenn jeder seine Aufgaben anders angeht. So brauchen Sie zum Beispiel einen Plan für den Umgang mit den eingehenden Lieferantenrechnungen, um zu verhindern, dass sie in einer Abteilung irgendwo liegen bleiben und in einem anderen schnell bearbeitet werden.

Laut einer Studie von Due wurden 63 % von 250.000 Rechnungen innerhalb von 30 Tagen bezahlt. Dabei kam auch zu Tage, dass Rechnungen, die nicht innerhalb von 90 Tagen beglichen wurden, nur eine 18-prozentige Chance hatten, überhaupt irgendwann bezahlt zu werden.

Dies sollte eine Gelegenheit sein, alle alten und papierbasierten Systeme zu überprüfen, während Sie auf eine Vereinfachung hinarbeiten und Stellen finden, an denen eine Standardisierung möglich ist.

3. Richten Sie ein Zahlungssystem ein

Es hört sich vielleicht offensichtlich an, aber im Voraus zu wissen, wie Ihre Rechnungen bezahlt werden, ist ein großer Schritt zur Vereinfachung des Zahlungsvorgangs. Verwenden Sie zum Beispiel eine automatische Verrechnungsstellen oder Kreditkarten? Haben Sie mehr fixe oder variable Ausgaben? Wissen Sie, an wen Sie am meisten Geld ausgeben und wann?

Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen kennen, können Sie bessere Methoden zur Erledigung vieler Aufgaben ausarbeiten, z.B. alle Kreditkartenzahlungen bis zum 15. des Monats erledigen oder Lastschriften am 1. abbuchen und erst später überprüfen.

4. Automatisieren Sie die Kreditorenbuchhaltung

Eine große Hilfe bei der Vereinfachung der KB kann die Einführung einer speziellen Software zu ihrer Automatisierung sein, die die Belastung Ihres Finanzteams durch niedere Arbeiten erheblich verringern wird.

Es kann so angepasst werden, dass es Aufgaben wie die automatische Rechnungserfassung, das Hochladen von Daten und die Synchronisierung mit Ihren Warenwirtschaftsprogrammen übernimmt, was für die meisten Unternehmen eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.

Nach Erkenntnissen von MineralTree begannen 38 % der Unternehmen im Jahr 2020 mit der Automatisierung ihrer Kreditorenbuchhaltung, gegenüber nur 24 % im Jahr 2019. Das ist nicht weiter verwunderlich, wenn man bedenkt, dass die durchschnittlichen Kosten pro Rechnung auf bis zu 5 Dollar sinken könnten, wie Levvel Research herausfand. Außerdem würden Mitarbeiter für nützlichere Aufgaben freigestellt und die Beziehungen zu den Verkäufern verbessert.

5. Effektiv archivieren

Ein gutes Kreditorenbuchhaltungssystem sorgt dafür, dass alles bis zur letzten Phase des Prozesses organisiert ist, d.h. bis zur Aufbewahrung der Unterlagen für spätere Prüfungen. Die Daten so aufzubewahren, dass sie bei Bedarf schnell abgerufen werden können, ist von entscheidender Bedeutung. Ein Standardverfahren dafür einzurichten sollte daher nicht ignoriert werden.

Eine genaue Archivierung aller Aufzeichnungen wird die Aufsichtsbehörden im Falle von Audits zufrieden stellen und das Compliance-Management für alle Beteiligten vereinfachen.

Auch hier kann eine KB-Automatisierungssoftware helfen, wenn es darum geht, einen Papierpfad zu erstellen, ohne dass mühsame Dateneingaben erforderlich sind, die die Mitarbeiter langweilen und unzufrieden machen können.

Wenn sie gut sind, können die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe effektiv erfüllen. Aber selbst wenn Ihr System aufgebläht und träge wirkt, können Sie anhand der oben genannten Schritte sehen, dass es nicht allzu schwierig ist, Änderungen vorzunehmen, die sich positiv sowohl auf das Finanzteam als auch auf das gesamte Unternehmen auswirken werden.