9 Schritte zu einer makellosen Audit-Vorbereitung

Die Jahresendprüfung jagt vielen Finanzfachleuten Schauer über den Rücken. Es ist verständlich, dass viele mit einer gehörigen Portion Vorsicht und ein wenig Angst an diese Aufgabe herangehen, denn bei der Jahresprüfung steht oft viel auf dem Spiel.

Führungskräfte der C-Ebene, Entscheidungsträger und Direktoren blicken alle auf das Jahresend-Audit, um die Unternehmensziele für die nächsten 12 Monate und darüber hinaus zu bestimmen. Das bedeutet, dass Finanzexperten zu diesem Zeitpunkt mehr denn je unter dem Druck stehen, fundierte Empfehlungen auszusprechen und sicherzustellen, dass die Zahlen leicht verständlich präsentiert werden.

Wie können Finanzexperten also einen Teil des Stresses aus dem Prozess der Vorbereitung auf ein Audit eliminieren, ohne die Qualität der für die Prüfung gelieferten Informationen zu gefährden?

1. Vorausplanen

Es sollte nicht überraschen, dass der wichtigste Schritt bei der Vorbereitung auf Ihr Audit die Vorausplanung ist. Sie benötigen zusätzliche Zeit im Vorfeld des Audits sowie zusätzliche Ressourcen, um letzte Vorbereitungen zu treffen, bevor Sie offiziell mit der Arbeit beginnen. Das gesamte Finanzteam muss sicherstellen, dass es über die notwendigen Ressourcen und die Zeit verfügt, die für die Planung und die Festlegung der Erwartungen an das Audit erforderlich sind.

Dies ist ein entscheidendes Element, um den Prozess für alle Beteiligten so stressfrei wie möglich zu gestalten. Obwohl Jahresendprüfungen nur einmal im Jahr durchgeführt werden müssen, sollten Sie das ganze Jahr über daran denken. Halten Sie Aufzeichnungen und Zeitpläne so aktuell wie möglich, da dies die für das jährliche Audit erforderliche Vorlaufzeit verkürzt.

2. Buchhaltungsstandards auffrischen

Die Buchhaltungsstandards ändern sich fast ständig, und dies kann sich auf Ihr Unternehmen und seine Jahresabschlussprüfung auswirken. Machen Sie sich mit allen Entwicklungen in der Buchhaltung vertraut, da sie sich darauf auswirken könnten, wie Sie Daten verfolgen oder diese verarbeiten müssen. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie über alle neuen Industriestandards auf dem Laufenden bleiben, wird der Auditierungsprozess langfristig einfacher, und Sie werden leichter feststellen, wo Sie möglicherweise mehr Unterstützung benötigen, um die Vorschriften einzuhalten.

Standards erfordern oft ein gehöriges Maß an Fachschulung. Daher ist es wichtig, dass Sie sich das ganze Jahr über entsprechend fortbilden, um Ihr Unternehmen und seine internen Zahlen zu schützen. Ein großer Wert sind daher auch bestimmte Fachkonferenzen, die wichtig sein können, um nicht den Puls der Buchhaltung zu verlieren.

3. Alle Konten abgleichen

Im Vorfeld des Audits Sollten müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre Konten so ausgeglichen wie möglich sind. Dazu gehört das Bezahlen aller in Verzug geratenen Rechnungen und Mitarbeiterspesen, sowie das Eintreiben offener Rechnungen. Dies wird Ihnen helfen, genauest mögliche Prognosen und Analysen während des Audits zu erstellen. Es kann auch die Lösung von Verwaltungsproblemen beinhalten, wie z. B. sicherzustellen, dass Vertragsänderungen in Einklang mit dem Originalvertrag stehen, damit es keine Verwirrung über die Einnahmen gibt.

4. Aus früheren Fehlern lernen

Audits verlaufen selten völlig reibungslos, vor allem nicht beim ersten Mal oder in einem Jahr mit erheblichen Veränderungen in der Organisation. Bei den meisten Jahresendprüfungen werden Anpassungen vorgenommen. Diese können ein fantastischer Ausgangspunkt sein, um Ihnen zu helfen, in nächsten Jahr genauere Schlussfolgerungen zu ziehen. Führen Sie ein Planungstreffen mit den Auditoren und Entscheidungsträgern durch, um herauszufinden, wie Sie frühere Fehler umgehen und die Genauigkeit des diesjährigen Audits verbessern können.

5. Wesentliche Änderungen identifizieren

Wie hat sich die finanzielle Situation des Unternehmens im Vergleich zum letzten Jahr verändert? Gibt es neue Projekte, in die investiert wird? Gibt es mehr Einnahmen? Dies sind wichtige Fragen, die Sie vor der Jahresabschlussprüfung beantworten müssen, um wirklich auf die Prüfung vorbereitet zu sein. Denken Sie auch an alle Zuschüsse oder staatliche Unterstützung, die Ihre Organisation in den letzten 12 Monaten erhalten hat.

Weiterhin ist es wichtig, alle nicht-finanziellen Veränderungen im Unternehmen zu beachten. Wurden interne Kontrollsysteme verändert oder neue Prozesse eingeführt? Sie müssen sich all dieser Dinge bewusst sein, da sie sich indirekt auf die steuerlichen Ergebnisse des Jahres auswirken können.

6. Eine Zeitleiste erstellen

Ihre Auditoren werden normalerweise zu bestimmten Terminen bestimmte Nachweise für Ihre Jahresabschlussprüfung verlangen. Sie müssen wissen, wann dies der Fall ist und was Sie als Organisation erreicht haben sollten, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Dokumente zum erforderlichen Zeitpunkt bereitstellen können. Stellen Sie sicher, genug Zeitreserve einzuplanen, falls etwas einmal nicht nach Plan verlaufen sollte.

Darüber hinaus ist es immer eine gute Idee, ein regelmäßiges Team-Meeting abzuhalten, damit alle wissen, wo jeder Einzelne mit seinen Aufgaben steht. Dies hilft, den Zeitverlust zu reduzieren, wenn ein Mitarbeiter im Vorfeld des Audits ungeplant ausfallen sollte.

7. Verantwortlichkeiten aufteilen

Jedes auf der Zeitleiste skizzierte Element sollte einer Person zugewiesen werden, und diese sollte dann die kleineren zu erreichenden Aufgaben aufschlüsseln. Dadurch wird der gesamte Prozess sowohl für das Team als auch für die Entscheidungsträger viel überschaubarer und quantifizierbarer. Sie sollten klare interne Fristen für die Erledigung der Aufgaben festlegen, die angemessen früh vor der vom Prüfer vorgegebenen harten Deadline liegen sollten.

Dies sollte Ihnen genug Zeit geben, Feuer zu löschen und in letzter Minute auftretende Probleme zu lösen. In diesem Sinne sollte Ihr Zeitplan die schwierigsten oder zeitaufwändigsten Bereiche nach Möglichkeit zuerst angehen.

8. Proaktiv sein

Wenn Sie sich zu bestimmten vom Auditor geforderten Punkten unsicher fühlen, sollten Sie proaktiv reagieren. Diese Fragen im Vorfeld zu klären, wird unnötige Verzögerungen nach Beginn des Audits vermeiden. Außerdem sollten Sie mit den Entscheidungsträgern oder Personen sprechen, auf die Sie sich zu bestimmten Details verlassen werden, um die Prüfungsvorbereitung abzuschließen. Wichtig ist dabei, dass völlige Transparenz zwischen Ihnen und den Prüfern herrscht und dass diese sich darüber im Klaren sind, was Sie von ihnen brauchen.

9. Ihre Dokumentation vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Punkte auf der zur Vorbereitung vom Auditor erhaltenen Checkliste vor dem Starttermin vorliegen haben. Diese Informationen sollten elektronisch eingereicht werden und umfassen in der Regel:

• Das Hauptbuch
• Die Mitarbeiterhandbücher
• Die Budgets für das Geschäftsjahr
• Die bezahlten Rechnungen und Schecks
• Die Transaktionsliste
• Die internen Finanzberichte
• Die Rechnungslegungsgrundsätze.

Die Prüfer können auch nach Protokollen von wichtigen Meetings mit den Geschäftsführern und nach anderen organisatorischen Dokumenten fragen. Es ist also wichtig, zu prüfen, was notwendig ist, auch wenn Sie bereits zuvor ein Audit erfolgreich abgeschlossen haben.