Wie Sie die Effizienz Ihrer Finanzabteilung steigern können

Die Finanzabteilung spielt eine wesentliche Rolle für das Gesamtergebnis jedes Unternehmens, so dass die Suche nach Möglichkeiten zur Steigerung ihrer Effizienz einen großen Beitrag zum Geschäftserfolg leisten kann.

Angesichts der entscheidenden Rolle, die die Finanzabteilung für die guten Ergebnisse jedes Unternehmens spielt, ist es selbstverständlich, dass jede Verbesserung der Effizienz dieses Teams positive Auswirkungen auf das Unternehmen als Ganzes hat.

Es ist keineswegs einfach, die Effizienz zu steigern, aber es gibt viele Strategien, die man ausprobieren und Anpassungen, die man vornehmen kann, um positive Veränderungen zu befördern.

Hier sind einige Handlungsoptionen, die Ergebnisse liefern können:

In Ausbildung investieren

Wie jede andere Geschäftsabteilung kann auch Ihr Finanz- und Buchhaltungsteam enorm profitieren, wenn Sie ein zielgerichtetes, effektives Weiterbildungsprogramm verfolgen, das direkt auf den Kern der Effizienzfrage eingeht und den Teilnehmern relevante, anwendbare Kenntnisse bietet.

Über die Einführung von Mitarbeitern in neue Arbeitsmethoden und -techniken hinaus, die sich unmittelbar auf ihre tägliche Effizienz auswirken, können Schulungen wertvolle Vorteile bringen, beispielsweise:

• Bessere Arbeitszufriedenheit
• Stärkere Moral
• Effektivere Kommunikation
• Teambindung

Natürlich möchten Sie sicher sein, dass sich Ihre Investition in die Weiterbildung auszahlen wird. Deshalb ist es wichtig, häufige Fehler zu vermeiden, wie z. B. das Versäumnis, veraltete Programme zu aktualisieren und nicht auf das Feedback der Mitarbeiter zu hören, wie die Programme verbessert werden können.

Betonen Sie Kommunikation und Zusammenarbeit

Kollegen, die in der Lage sind, effektiv miteinander zu kommunizieren, und die die Vorteile der Zusammenarbeit erkennen, sind in jedem Geschäftsbereich von großem Vorteil.

In der Finanzabteilung kann eine verbesserte Kommunikation dazu beitragen, die Effizienz zu maximieren und das Risiko von Fehlern oder Versehen zu verringern, die schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmen haben könnten.

Es gibt viele verschiedene Kommunikationsstile, die sich alle als effektiv erweisen und positive Ergebnisse liefern können. Dabei kommt es ganz auf die Vorlieben der jeweiligen Mitarbeiter sowie die Szenarien an, in denen sie eingesetzt werden.

Wenn es um die Zusammenarbeit geht, ist es für die Finanzabteilung oft besonders wichtig, gut mit anderen Teams zusammenarbeiten zu können, da ihre tägliche Arbeit und ihre Verantwortlichkeiten so eng mit allen anderen Geschäftsbereichen verknüpft sind. Software-Tools wie z. B. gemeinsame Projektmanagementsysteme können sich als besonders nützlich zur Unterstützung der Zusammenarbeit erweisen.

Neue Technologien umsetzen

Die rasche Entwicklung digitaler Technologien im 21. Jahrhundert hat zu einer Vielzahl von Geschäftslösungen und Software-Plattformen geführt, die Ihnen helfen können, die Effizienz Ihrer Finanzabteilung zu steigern.

Einige der leistungsstärksten Werkzeuge der modernen Geschäftswelt sind in der Cloud zu finden. Der Wechsel von der herkömmlichen technischen Infrastruktur zur Cloud kann viele Vorteile bringen, beispielsweise:

• Kostenvorteile durch den Verzicht auf teure Anschaffungen
• Ausrüstung vor Ort
• Größere Flexibilität, wenn Sie Ihre Systeme erweitern müssen

Cloud-basierte Tools wie Projektmanagementsoftware und Dokumentenspeicherung können die Effizienz Ihres Finanzteams enorm beeinflussen, indem sie den Informationsaustausch erheblich erleichtern und allen helfen, ihre Arbeit schneller zu erledigen.

Klare Richtlinien festlegen

Jedes Mitglied der Finanzabteilung sollte ein gutes Verständnis für seine Rolle innerhalb des Teams, seine Kernaufgaben und die Standards haben, die es aufrechterhalten soll. Dies wird durch klare, konsistente Richtlinien erreicht, deren Einhaltung die Effizienz eines Teams stark beeinflussen kann.

Einige allgemeine Unternehmensrichtlinien – beispielsweise in Bezug auf Pünktlichkeit oder Kleidung – sind für alle Mitarbeiter gültig, aber es kann auch vorteilhaft sein, spezielle Regeln für die Mitarbeiter der Finanzabteilung aufzustellen. Angesichts des geschäftskritischen Charakters ihrer Arbeit sollten die Mitglieder des Finanzteams darauf aufmerksam gemacht werden, wie wichtig es ist, dass sie die Richtlinien der Abteilung jederzeit einhalten.

Genauso wie das Unternehmen von seinen Kunden erwartet, dass sie sich an finanzielle Vereinbarungen halten und ihre Zahlungsbedingungen einhalten, erwarten auch Ihre Lieferanten und Mitarbeiter, dass sie pünktlich bezahlt werden. Der reibungslose Ablauf von gewöhnlichen Finanzprozessen steht und fällt damit, dass jedes Teammitglied mit den Richtlinien der Abteilung vertraut ist und sich an diese hält.

Bedenken Sie die Vorteile der Automatisierung

Es gibt viele Routineprozesse, die von der Finanzabteilung überwacht werden, die aber an automatisierte Systeme übergeben werden können. Dadurch können sich Ihre Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren, die ihre Fähigkeiten besser ausschöpfen und einen größeren Wert für das Unternehmen schaffen.

Beispiele für Aufgaben, die automatisiert werden können:

• Empfang von eingehenden Dokumenten und Verteilung an die entsprechenden Abteilungen
• Dateneingabe
• Rechnungsfreigabe
• Versenden von Mahnungen bei Zahlungsverzug
• Bezahlen von Lieferanten und Zulieferern

Wie diese Infografik zeigt, wird die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) in Branchen wie der Fertigungsindustrie bereits in großem Umfang eingesetzt. Die größten augenscheinlichen Vorteile dieses Innovationsfeldes sind:

• Die Reduzierung von sich wiederholenden Aufgaben
• Geringeres Risiko für menschliches Versagen
• Kosteneinsparungen
• Zeit für hochwertige Aufgaben frei machen

Es gibt eindeutig großes Potenzial im Bereich RPA, um die Effizienz in verschiedenen Geschäftsbereichen zu steigern. Wenn Sie es schaffen, diese Technologien richtig anzuwenden, könnten sie eine die Finanzabteilung absolut transformieren.