Haben Ihre Mitarbeiter eine Abneigung gegen die Personalabteilung? Das ist der G

Viele Mitarbeiter mögen die Personalverwaltung nicht. Das ist kein Geheimnis. Aber warum?

Zum Aufgabenbereich der Personalabteilung gehört unter anderem auch die Pflege persönlicher Beziehungen. Sie ist in einem Unternehmen als unterstützendes Organ für Mitarbeiter unverzichtbar, angefangen bei der täglichen Datenpflege bis hin zu Fürsorgebelangen für das Personal. Sie hütet als Hirte die Herde. Warum also wird sie von allen Schafen gehasst?

Die Notwendigkeit einer guten Beziehung zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung ist gut dokumentiert. Ein gutes Personalwesen trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, steigert die Moral und Produktivität und führt zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung. Was läuft also falsch und wie können Unternehmen diese Probleme lösen, um von einem guten Personalwesen zu profitieren?

Warum Ihre Mitarbeiter die Personalabteilung nicht mögen

Der erste Schritt zur Lösung des Problems besteht darin, den Grund für die Ablehnung Ihrer Mitarbeiter gegenüber der Personalabteilung zu verstehen. Hier finden Sie einige mögliche Gründe:

Übermäßige Abhängigkeit von Papierkram und Bürokratie 

Nirgendwo sonst fällt so viel Verwaltungskram an wie in der Personalabteilung, und ständig werden neue Richtlinien für das Mitarbeitermanagement erlassen und gebetsmühlenartig gepredigt. Den meisten Mitarbeitern, die schlecht auf das Pesonalwesen zu sprechen sind, wurde vermutlich eine willkürliche Liste mit Regeln auferlegt oder sie sind mit Sätzen abgespeist worden wie „mir sind die Hände gebunden“. Einige HR-Mitarbeiter haben gelernt, sich lieber hinter Bürokratie und Regeln zu verschanzen als hilfsbereit zu sein, oder lehnen Regelungen zugunsten der Mitarbeiterzufriedenheit ab.

Viele Mitarbeiter erhalten nahezu stereotype Antworten auf Anliegen und Probleme. Die Abwehrhaltung gegenüber Personalabteilungen ist im Wesentlichen oftmals auf der blinden Abhängigkeit von Richtlinien und genehmigten Prozessen begründet. Solche Richtlinien laufen einer menschlichen Arbeitsplatzumgebung häufig zuwider, was dazu führt, dass sich die Mitarbeiter von der Personalabteilung entwürdigt fühlen. Sie fühlen sich wie austauschbare Teile einer Maschine statt wie ein Individuum mit individuellen Problemen und Umständen. 

Wegen geringer Vergehen gemaßregelt

Ein Auswuchs von übertriebenem Festhalten an Regeln und zu viel Bürokratie können Situationen sein, die von Mitarbeitern als ungerecht und übertrieben empfunden werden. So können kleinste Regelverstöße oder Abweichungen von Praktiken als größeres Vergehen interpretiert werden.

Dies wird zu einem weiteren entwürdigenden Element im Personalwesen. Richtlinien ziehen bei Regelverstößen eine klare Trennlinie zwischen schwarz oder weiß, ohne Raum für Grautöne. Mitarbeiter machen Fehler, oder es treten unvermeidbare Umstände ein, die zu einer Richtlinienverletzung führen.

Das führt zu Disziplinarmaßnahmen wie Verwarnungen.

Als Folge fühlen sich die Mitarbeiter wie Opfer. Der Mangel an Fingerspitzengefühl innerhalb einiger Personalplattformen schafft ein Klima der Unzufriedenheit zwischen Mitarbeitern und der Abteilung und stellt ein weiteres Beispiel für Ignoranz und Desinteresse an persönlichen Geschichten dar.

Versuchen Sie eine Einstellung zu erreichen, die unvoreingenommenes Denken erfordert

Die Personalabteilung ist per Definition eine Abteilung, die sich um die personellen Angelegenheiten des Unternehmens kümmert. Viele Mitarbeiter halten sie jedoch inzwischen eher für ein Kontrollorgan der Geschäftsleitung. Personalabteilungen, die sich bei Streitigkeiten regelmäßig auf die Seite des Arbeitgebers schlagen und sich in Situationen, die eine unvoreingenommene Sichtweise erfordern, mit der oberen Führungsebene verbünden, führen zu unglücklichen Mitarbeitern.

Das Problem tritt auf, wenn die Verflechtung zwischen Personalwesen und Geschäftsführung zu eng wird, was insbesondere dann der Fall ist, wenn HR-Manager der oberen Führungsebene angehören. Das führt zu einem Vertrauensverlust der Mitarbeiter, welche die Personalabteilung als verlängerten Arm der Führungsebene sehen und nicht als unterstützendes Organ, das für sie da ist.

Unterfinanzierung des Personalwesens

Personalabteilungen tauchen regelmäßig auf der Liste der  unterfinanzierten Unternehmensbereiche auf. Unternehmen sind häufig der Meinung, dass Ergebnisse mit direkter Rentabilität in anderen Bereichen zu erzielen und folglich durch Investitionen zu finanzieren sind, worunter die Abteilung leidet.

Unterfinanzierte Personalabteilungen können nicht das leisten, was die Belegschaft braucht. Sie können Streitigkeiten nicht angemessen beilegen, Praktiken am Arbeitsplatz wirksam erhalten oder Mitarbeiter erfolgreich unterstützen. Ohne diese Unterstützung haben die Mitarbeiter das Gefühl fallen gelassen oder von der Personalabteilung ignoriert zu werden. Sie erhalten stereotype Antworten, Instruktionen zu Richtlinien und werden schnell abgefertigt.

Archaische Feedback- und Bewertungssysteme

Obwohl jährliche Feedbacksysteme out sind, halten viele Personalabteilungen dennoch daran fest. Jährliche Bewertungen waren in früheren Unternehmen gängige Praxis, haben jedoch seit langem ihr positives Image verloren.

Inzwischen sind die Rollen differenzierter. Unternehmen übertragen einzelnen Mitarbeitern weitaus mehr Verantwortung. Personalabteilungen haben es heute nicht mehr mit Fabrikarbeitern zu tun, die ihre Quote erfüllen müssen, sondern mit dynamischen Mitarbeitern, die einen breiten Aufgabenbereich wahrnehmen. Das Festhalten an altmodischen Feedback- und Bewertungssystemen hinterlässt bei Mitarbeitern ein Gefühl der mangelnden Wertschätzung oder unfairen Beurteilung. Solche Systeme bestätigen die Meinung, dass die Personalabteilung nicht am aktiven Fortschritt und der Weiterentwicklung von Mitarbeitern interessiert sondern stattdessen nur auf globale Zielsetzungen und Zahlen fixiert ist.

Wie können Sie das Problem lösen?

Die Tatsache, dass die Beziehung zwischen Ihren Mitarbeitern und der Personalabteilung etwas schwierig ist, bedeutet nicht, dass dies nicht zu lösen ist.

Ermöglichen Sie HR-Praktiken, von denen Ihre Mitarbeiter profitieren

Sind Personalabteilungen seitens der Geschäftsleitung gezwungen, Richtlinien peinlich genau einzuhalten, müssen sie sich daran halten. Sind Personalabteilungen gezwungen, die Geschäftsleitung bei Streitigkeiten zu unterstützen, werden sie dies tun. Dennoch sollten Personalabteilungen nicht einfach ein Mittel für eine einfachere Geschäftsführung sein, sondern ein Organ, das Mitarbeiter bei der Steigerung der Arbeitszufriedenheit unterstützt und sie in Problemsituationen bei der Suche nach zufriedenstellenden Lösungen begleitet.

Für eine Verbesserung der Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Personalabteilung sind häufig weitergehende Befugnisse in der Betreuung und Unterstützung der Belegschaft erforderlich, wie das Treffen nachsichtiger Entscheidungen hinsichtlich von Richtlinien und die Zuversicht, die Interessen des Mitarbeiters vertreten zu dürfen. Die Abschaffung solch unflexibler Prozesse ist aus betrieblicher Sicht nicht immer profitabel, weil sich daraus einmalige Herausforderungen ergeben können. Dennoch sollte das alte Schwarz-Weiß-Denken zugunsten eines stärker differenzierendes Ansatzes abgeschafft werden.

Es gilt abzuwägen. Richtlinien sind wichtig für die Kontrolle und Stabilität. Ebenso wichtig sind jedoch auch ein menschlicher Umgang am Arbeitsplatz, die Abschaffung stereotyper HR-Management-Führungsstile und die Behandlung von Einzelpersonen als solche.

Stellen Sie die Hilfsmittel für ein angemessenes HR-Management bereit

Das Personalwesen kann seine Aufgabe nicht erfüllen, wenn es nicht über entsprechend geeignete Mittel verfügt. Das Zugeständnis einer gewissen Flexibilität im Hinblick auf Richtlinien ist ein Anfang, aber es muss Mitarbeitern auch in anderer Form die benötigte Unterstützung bieten können.

Durch das sich Loslösen von altmodischen Bewertungen hin zu moderneren Feedbackformen und Zielsetzungen wie die Einführung einer Performance-Management-Software zur aktiven Verfolgung von Erfolgen und Entwicklungen werden sich Ihre Mitarbeiter ihrem Unternehmen und der Personalabteilung gegenüber stärker verpflichtet fühlen.

Gleichermaßen kann den Mitarbeitern durch verbesserte HR-Hilfsmittel in Form von neuen Softwareprogrammen oder eine Aufstockung der Personalstärke bei Bedarf mehr Zeit gewidmet werden. Geht es bei einer Streitigkeit mit einem Mitarbeiter beispielsweise um den Jahresurlaub, argumentieren unterbesetzte Personalabteilungen mit Regelungen und hinterlassen mit ihrer Ablehnung einen verstimmten Mitarbeiter. Wenn sie über Zeit und Ressourcen verfügen, um sich mit dem Fall zu befassen, ist dagegen die Chance auf eine für beide Seiten akzeptable Lösung wesentlich höher.

Stellen Sie die richtigen Mitarbeiter für den Job ein

Besetzen Sie HR-Stellen mit richtlinientreuen Bürokraten, werden sich Ihre Mitarbeiter mit solchen richtlinientreuen Bürokraten auseinandersetzen müssen. Suchen Sie jedoch aktiv nach HR-Mitarbeitern, die Beziehungen aufbauen und die Qualität der Arbeitsplatzumgebung für Ihre Mitarbeiter verbessern wollen, haben sie die richtigen gefunden.

Beim Personalwesen geht es um Menschen, besetzen Sie daher Ihre Personalabteilung mit menschenfreundlichen Führungskräften.

Stuart Hearn ist seit 20 Jahren im HR-Bereich tätig. Er ist Mitbegründer von plusHR, einem führenden britischen HR-Beratungsunternehmen und arbeitete davor als internationaler HR-Director bei Sony Music Publishing. Stuart Hearn ist derzeit CEO von Clear Review, einer innovativen Performance-Management-Software.