Wie sollten Personalabteilungen die Leistung der Mitarbeiter dokumentieren?

Jede Personalabteilung muss grundsätzlich in den Akten vermerken, welche Leistung die einzelnen Mitarbeiter im Unternehmen zeigen – aber die Art und Weise, wie dies geschieht, ist oftmals schlecht organisiert und undurchdacht. So kommt es, dass Vorgesetzte vor Beurteilungsgesprächen oder Disziplinarmaßnahmen in aller Eile Informationen zusammensuchen, was kaum zu einem positiven Ergebnis führen wird.

Ja, es erfordert ehrliche Bemühungen, die Leistungsdokumentation aktuell und ordentlich zu halten. Aber diese Bemühungen können sich langfristig durchaus auszahlen!

Welche Entwicklungen, Schwierigkeiten und Verhaltensmuster der Mitarbeiter sollten erfasst werden? Kurz gesagt: alle.

Warum ist es so wichtig, die Leistung der Mitarbeiter zu dokumentieren?

Sehen wir uns zunächst die positiven Aspekte an: Eine gut gepflegte Akte zu den individuellen Leistungen schafft die Möglichkeit, den Mitarbeitern die Rückmeldungen zu geben, die sie benötigen, um ihre Tätigkeiten zu optimieren, und kann sie zudem zu mehr Arbeit und mehr Leistung motivieren.

Außerdem erleichtert eine gute Dokumentation die Arbeit der Personalchefs, denn sie reduziert die Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche. Die Stärken und Schwächen des jeweiligen Mitarbeiters sind ja bereits genau erfasst. Im Grunde ist eine gut gepflegte Akte eine visuelle Darstellung der Schritte, die Vorgesetzte unternommen haben, um ihren Untergebenen auf ihrem Weg zum Erfolg zur Seite zu stehen.

Das kann sehr hilfreich sein, wenn man dem Management erklären möchte, warum ein bestimmter Arbeiter eher für eine Beförderung in Frage kommt als seine Kollegen.

Auf der anderen Seite hilft eine derartige Dokumentation aber auch, problematische Leistungen oder negative Verhaltensweisen eines Mitarbeiters aufzudecken, was unter Umständen dazu beitragen kann, das Unternehmen vor Unannehmlichkeiten zu bewahren, die bis hin zu einem Rechtsstreit reichen können.

Es wird schwarz auf weiß dargelegt, dass die Probleme mit der betreffenden Person besprochen worden sind, und man kann detailliert nachlesen, ob es daraufhin eine positive Entwicklung gegeben hat oder die angesprochenen Punkte ignoriert wurden. Aus der Akte muss auch hervorgehen, dass alle Kündigungen rechtmäßig erfolgt sind und keine diskriminierenden Aspekte enthielten.

Eine gut geführte Akte gestattet es der Personalabteilung, Mitarbeitern Anerkennungen und Prämien zukommen zu lassen, erleichtert es aber auch, sie Disziplinierungsmaßnahmen zu unterwerfen oder das Arbeitsverhältnis aufzulösen, wenn nicht alles glatt läuft.

Wie dokumentiert man die Leistung der Mitarbeiter?

Der Schlüssel zu einer angemessenen Leistungserfassung liegt darin, das man wirklich alles dokumentiert. Aber was genau heißt das – und wie fängt man am besten damit an?

1. Gestalten Sie die Einträge konsistent

Es empfiehlt sich, bei der Dokumentation der Leistung einem konsistenten Muster zu folgen. Als Ausgangspunkt bietet sich daher eine Vorlage an, ob digital oder als Papierversion, an der man sich orientieren kann. Erfassen Sie den Urheber der Rückmeldung, das Datum und die Uhrzeit und ob der Vorgang im Rahmen einer Besprechung protokolliert wurde.

Sollte dies der Fall sein, geben Sie auch die anderen Teilnehmer der Besprechung, die erörterten Themen, und die vereinbarten Maßnahmen an und verzeichnen Sie die Unterschriften aller Beteiligten. Das erleichtert es Ihnen, das Dokument später zu verwenden.

2. Legen Sie die Einträge unverzüglich an

Wenn es aufgrund einer mangelhaften Leistung ein Gespräch mit einem Mitarbeiter gegeben hat, muss das sofort dokumentiert werden, um zu verhindern, dass die Erinnerung daran verblasst. Andernfalls könnten später in Bezug auf die Genauigkeit der Angaben Zweifel auftreten.

3. Sorgen Sie dafür, dass die Dokumente professionell und organisiert sind

Jedwede Dokumentation von Leistungen muss so professionell sein, dass es kein Problem wäre, wenn sie irgendwann einmal von externen Parteien zu Rate gezogen werden würde. Die Einträge sollten deshalb nicht auf einem Papierfetzen niedergeschrieben werden und auch keine subjektiven Ansichten enthalten.

Schreiben Sie nicht „Mary kleidet sich unprofessionell“, sondern „Mary ist am X.X. in Jeans zur Arbeit erschienen, was den Unternehmensvorschriften vom Y.Y. widerspricht. Aufgrund dessen konnte sie die angesetzte Besprechung mit dem Kunden nicht wahrnehmen“.

Halten Sie die Einträge subjektiv, tatsachenbezogen und so spezifisch, dass Sie bestimmte Aspekte im Verhalten des Mitarbeiters verzeichnen – aber nicht Ihre Ansicht dazu.

4. Geben Sie den Mitarbeitern die Chance auf eine Erklärung

Zur Erfassung des Mitarbeiterverhaltens gehört auch, dass Sie dem betreffenden Mitarbeiter die Gelegenheit geben, sich dazu zu äußern oder zu erklären, warum er auf diese Weise gehandelt hat. Das zeigt, dass der Vorgesetzte versucht hat, das Problem unverzüglich zu lösen.

Ein solches Vorgehen trägt zudem dazu bei, Missverständnisse im Keim zu ersticken. Stellen Sie sich nur einmal vor, ein Mitarbeiter erscheint wiederholt zu spät zur Arbeit – später aber stellt sich heraus, dass er einen kranken Angehörigen gepflegt oder einen Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung geschult hat.

Werden derartige mildernde Umstände erfasst, wird deutlich, dass der betreffende Mitarbeiter zwar keine makellose Akte hat, es aber gute Gründe für sein Versäumnis gab und ihm daraus zukünftig keine Nachteile entstehen sollten.

5. Entwerfen Sie einen eindeutigen Plan

Wenn die Einträge erfasst sind, sollte ein detaillierter Maßnahmenplan mit Gesprächs- und Aktionspunkten folgen, der dem Mitarbeiter die Chance gibt, seine Leistung zu verbessern. Der Plan sollte spezifisch gestaltet und mit einer Frist versehen sein, sodass jedem bewusst wird, was es bedeutet, in diesem Fall nicht aktiv zu werden.

Es empfiehlt sich, das entsprechende Dokument von der Geschäftsführung, der Personalabteilung und dem Mitarbeiter unterzeichnen zu lassen. So können Sie gegebenenfalls später nachweisen, dass der Inhalt verstanden worden war.

6. Achten Sie auf die Sicherheit der Leistungsdokumentation

Alle Akten, die Aufschluss über die Leistung geben, müssen vertraulich behandelt werden und dürfen nur den involvierten Parteien bekannt sein. Wenn die Dokumente als Papierversion vorliegen, müssen sie an einem verschlossenen Ort aufbewahrt werden; elektronische Akten sind auf einem sicheren Server mit Zugriffsbeschränkung zu speichern.

Dadurch verhindern Sie unbefugte Zugriffe und gewährleisten gleichzeitig, dass man die Akten ohne langes Suchen an neue Vorgesetzte dieses Mitarbeiters senden kann, die es in der Zukunft geben mag.

Wenn Mitarbeiter aufgrund ihres Verhaltens oder ihrer Leistung befördert, bestraft oder gar gekündigt werden, müssen alle notwendigen Grundlagen berücksichtigt worden sein. Mit einer gründlich geführten Leistungsdokumentation sollten Sie die Gewissheit haben, dass man Ihnen in dieser Hinsicht keinen Vorwurf machen kann.