6 Lohn- und Gehaltsabrechnungspraktiken, die Ihnen jede Woche Zeit sparen

Es ist wichtig, die Lohn- und Gehaltsabrechnung richtig zu erledigen. Unternehmen machen allerorten Fehler, was zu hohen Kosten führen kann. Allein in den USA wurden von der IRS in einem einzigen Jahr 6,8 Millionen Lohnsteuerstrafen verhängt, die Unternehmen insgesamt 4,5 Milliarden $ (ungefähr £ 3,5 Milliarden) kostete. Ein möglicher Grund dafür ist der Versuch, diese wichtige Aufgabe in großer Eile durchzuführen.

Es ist klar, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung den Unternehmen eine Menge Zeit kostet. Studien von Namely, haben ergeben, dass 25 % der Führungskräfte in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung mehr als die Hälfte eines jeden Arbeitstags für diese Tätigkeiten aufwenden. Jedoch können Versuche, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen schnell zu erledigen, zu Fehlern führen, die das Unternehmen Geld kosten können.

Wie können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen beschleunigen, ohne kostspielige Fehler zu machen? Die Antwort heißt: Die Arbeit effizienter gestalten. Hier sind einige der besten Möglichkeiten, um dabei Zeit und Geld zu sparen.

Ziehen Sie in die Cloud um

Gemeinsame Forschung von Fosway Group und HRN hat ergeben, dass in Europa ungefähr 45 % der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den Räumlichkeiten der Unternehmen ausgeführt wird und nur ungefähr 15 % in der Cloud. Jedoch fand Namely heraus, dass 45 % der Firmen planen, in den nächsten 2-3 Jahren ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen in die Cloud zu verlagern.

Der Grund dafür ist in den meisten Fällen einfach. Zwei Drittel der Unternehmen glauben, dass dies ihre manuelle Arbeit reduzieren wird und Erfahrungen mit der Cloud haben nahegelegt, dass dies tatsächlich der Fall ist. Dies ist eine einfache Möglichkeit, die Effizienz zu steigern und während die Einrichtung anfangs etwas zeitaufwendig sein könnte, kann sie auf längere Sicht eine Menge Zeit einsparen.

Komplexität reduzieren

Hat Ihr Unternehmen Dutzend verschiedene Berufsstufen, Gesundheitspläne, Leistungspakete usw.? Wenn ja, könnte dies zum Problem beitragen. Eine Forschung, durchgeführt von der Hackett Group, hat zum Beispiel herausgefunden, dass die effizientesten Personalabteilungen 70 % weniger Berufsstufen aufweisen als der Durchschnitt.

Indem sie auf diese Weise die Komplexität reduzieren, optimieren sie die Lohn- und Gehaltsabteilung weiter und reduzieren den Zeitaufwand für jeden einzelnen Job. Wenn es Gehaltsgruppen und Stellenbeschreibungen gibt, die in eine Gehaltsgruppe gefasst werden könnten, würde Ihnen dies leicht Zeit ersparen.

Papierlose Abwicklung

Lohn- und Gehaltsabrechnungen beinhalten traditionell riesige Aktenschränke voller ausgedruckter Dokumente. Dies ist jedoch ein unglaublich ineffizienter Weg, Dinge zu erledigen, und kann ein Unternehmen eine Menge Geld kosten. The Paperless Project hat festgestellt, dass ein falsch abgelegtes Dokument ein Unternehmen 125 $ (£ 99) an verlorener Zeit kosten kann.

Andererseits kann der Verlust eines Dokuments ein Unternehmen zwischen 300-700 $ kosten. Man könnte denken, dass Ihnen dies nicht passieren wird, aber durchschnittlich verlegen große Unternehmen in den USA alle 12 Sekunden ein Dokument. Dies ist ein gewaltiger Zeitverlust und die Sicherstellung, dass sich alle Dokumente in einem Computersystem befinden, kann die Effizienz massiv erhöhen.

Nach Bedarf auslagern

Während es durchaus Vorteile gibt, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zentralisiert zu halten, befinden sich viele Unternehmen genau deshalb in einer unerwünschten Situation. Dies gilt vor allem in Zeiten von Unternehmensfusionen, bei denen sich Unternehmen in verschiedene Standorte verzweigen und vermehrt von freien Mitarbeitern abhängig sind.

All diese verschiedenen Bereiche eines Unternehmens kann die Lohn- und Gehaltsabrechnungen schwierig und zeitaufwendig machen. Es gibt daher deutliche Vorteile für Auslagerungsgesichtspunkte zu anderen Unternehmen. In einem Gespräch mit dem Business Finance Magazine sagte der Direktor der Hackett Group Cliff Struhar: „Outsourcing ist oft eine sinnvolle und wünschenswerte Option. Es erlaubt Unternehmen, direkte Kosten der Lohn- und Gehaltsabrechnung einzusparen, und verbessert in einigen Fällen die Zustellung und den Service."

Eine Kette der Verantwortlichkeit einrichten

Fehler der Lohn- und Gehaltsabrechnung kosten Arbeitszeit. Eines der größten Probleme ist, bereits Geschehenem nachzujagen und Lösungen zu finden; dies wird nur noch schlimmer, wenn die beste Vorgehensweise in diesem Bereich nicht klar definiert ist. Wenn ein Fehler auftritt, muss die verantwortliche Person genau wissen, wo dieser zu melden ist und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen.

Um dies zu erreichen, ist es das beste, eine Kette der Verantwortlichkeit aufzubauen. Mitarbeiter und Führungskräfte müssen ihre Pflichten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung genau kennen. Das multinationale Softwareunternehmen Oracle empfiehlt, dies mit Transparenz zu paaren, so dass die Mitarbeiter genau wissen, wie die Gehaltsabrechnungsverfahren ablaufen.

Ihre Prozesse ständig überprüfen

Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie niemals denken, Ihr System der Lohn- und Gehaltsabrechnung sei „festgelegt“. Früher oder später, wenn neue Prozesse notwendig werden, werden diese letztendlich wieder ineffizient, es sei denn, Sie bemühen sich, sich ständig anzupassen und zu verbessern.

Jonathan Dowden, Gehaltsabrechnungsexperte für Sage UK, schrieb in RealBusiness, dass „Unternehmen auf dem Laufenden bleiben, auf Beschwerden achten und von den Mitarbeitern aktiv Feedback einfordern müssen, wie das Verfahren verbessert werden kann". Auf diese Weise können Sie Probleme beheben, bevor sie außer Kontrolle geraten und sicherstellen, dass Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungspraktiken so effizient wie möglich bleiben.