5 Beste Praktiken für die nahtlose Fernarbeit

Einer der größten Vorteile der enormen Fortschritte in Sachen Netzwerkfähigkeiten in den letzten Jahren besteht darin, dass die Arbeitnehmer nicht mehr an das Büro gebunden sind. Mit durchschnittlichen Breitbandgeschwindigkeiten zu Hause, die auch dem Unternehmensbedarf genügen und einer drahtlosen 4G-Konnektivität, mit der die Leute nun überall praktikable Geschwindigkeiten genießen, hat sich die Tür für eine Revolution eröffnet, die den Unternehmen den Weg zur Arbeit von zuhause und überall sonst eröffnet hat.

Und es scheint, dass viele Mitarbeiter dies gerne nutzen. Laut Gallup gaben rund 43 Prozent der US-Amerikaner im Jahr 2016 an, zumindest zeitweise aus der Ferne zu arbeiten, und wer außerhalb des Büros arbeitete, tat dies für längere Zeit als im Vorjahr.

Daher ist es für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, eine klare Strategie festzulegen, die sicherstellt, dass sich das Arbeiten aus der Ferne nahtlos in den Betrieb einfügt. Aber das hat viele Facetten, weshalb wir fünf wichtige Beste Praktiken zusammengestellt haben, die alle Firmen befolgen sollten.

1. Klare Richtlinien aufstellen

Der erste Schritt für jede Homeoffice- oder Fernarbeit-Strategie ist ein klarer Satz von Richtlinien, mit denen die Rechte und Pflichten jedes Einzelnen festgelegt sind. Diese sollten z.B. darlegen, wer für Fernarbeit in Frage kommt (Faktoren können u.a. sein, ob dies von der Rolle abhängt oder ob es sich um eine leistungsbezogene Vergünstigung handelt), wie oft er sich melden muss und wie seine Leistung gemessen wird, wenn er nicht im Büro ist.

Hier geht es um mehr als nur sicherzustellen, dass die Leute sich nicht einfach vor den Fernseher setzen - es geht darum, Ihre Effizienz im Auge zu behalten, damit erkennbar wird, welche Auswirkungen die Fernarbeit auf Ihre Produktivität hat, ob positiv oder negativ.

2. Ihre IT-Infrastruktur verstehen

Die Unternehmen müssen auch eruieren, ob technische Barrieren die Arbeit aus der Ferne behindern könnten. Fragen wie die Bandbreite werden wichtig, wenn sich viele Benutzer auf einmal von außerhalb der Firewall einklinken. Auch muss überlegt werden, wie die Mitarbeiter Zugang zu Schlüsselbereichen und Anwendungen erhalten.

In dieser Hinsicht kann der Einsatz von Cloud-Tools wie Office 365 oder G Suite nützlich sein, aber wenn diese nicht praktikabel sind oder die Arbeit mit unternehmensspezifischen Tools notwendig ist, ist eine sichere Methode dafür unerlässlich. Daher werden Lösungen wie VPN von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sich Mitarbeiter an entfernten Standorten oder von zu Hause aus mit dem Netzwerk ihres Büros verbinden können.

3. Wissen, welche Ausrüstung Sie brauchen

Je nachdem, welche Aufgaben die Mitarbeiter aus der Ferne wahrnehmen werden, kann es notwendig sein, dass das Unternehmen die benötigten Tools und Ausrüstung bereitstellt und festlegt, welche Rolle der Mitarbeiter dabei spielen wird. Viele Unternehmen werden entscheiden, dass eine Strategie des Mitbringens eigener Geräte (Bring your own device - BYOD) die beste Option ist, da ihnen dies Geld spart und die Mitarbeiter so selbst auswählen können, welche Laptops, Smartphones, Headsets oder was sonst noch zur Erledigung ihrer Aufgaben benutzen möchten. Dies bedeutet jedoch ein gewisses Maß an Kontrollverlust über die Ausrüstung, so dass, wo dies ein Problem für das Unternehmen darstellt, die Ausgabe unternehmenseigener Geräte erforderlich sein wird.

4. Bestimmen, wie kommuniziert wird

Ein weiterer Schlüsselaspekt eines erfolgreichen Homeoffice-Systems ist es, sicherzustellen, dass die Remote-Mitarbeiter im Bedarfsfall immer in Kontakt stehen können. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Fernmitarbeiter kundennah arbeiten, aber auch die interne Kommunikation darf nicht übersehen werden. Videokonferenzen können hier besonders nützlich sein, aber da diese wertvolle Bandbreite beanspruchen und nicht immer die beste Art der Kommunikation sind, sollten Unternehmen klar festlegen, wann solche Anrufe angemessen sind.

Bei eher alltäglichen Interaktionen, bei denen das persönliche Gespräch weniger wichtig ist, spielen Kollaborationswerkzeuge wie Slack eine Schlüsselrolle, um die Mitarbeiter an entfernten Standorten aktiv und mit dem Geschäftsgeschehen in Kontakt zu halten.

5. Für gleiche Rahmenbedingungen sorgen

Einer der wichtigsten Aspekte einer Fernarbeitsrichtlinie ist es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten Zugang zu den gleichen Anwendungen und Informationen haben und sich niemand benachteiligt fühlt - weder die Fernarbeiter noch die Mitarbeiter im Büro. Das bedeutet, allen die gleichen Chancen zu geben, und könnte beispielsweise bedeuten, dass sich auch Leute im Büro von ihrem Arbeitsplatz aus in Sitzungen einwählen. Amy Freshman, Leitende Direktorin des Bereichs Global Workplace Enablement bei ADP, bemerkt dazu:

Was auch immer Sie tun, um Remote-, Heim- oder mobiles Arbeiten zu implementieren, das Wichtigste, woran Sie denken müssen, ist einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten - alles, was ein Mitarbeiter im Büro tun kann, muss auch von jedem anderen Arbeitsort aus gehen. Mit den richtigen Anwendungen und der richtigen Infrastruktur im Rücken dürften Sie feststellen, dass es praktischer denn je ist, ein Unternehmen zu führen, das nicht an der Bürotür aufhört.