Kann eine BYOD-Richtlinie Ihnen wirklich Geld sparen?

Das exponentielle Wachstum von Bring Your Own Devices (BYOD) scheint sich fortzusetzen und solche Richtlinien erübrigen die Notwendigkeit des Kaufs von Hardware, doch welche Gefahren gilt es zu berücksichtigen?

Bring Your Own Devices (BYOD) war wohl eines der beliebtesten Firmenschlagwörter des Jahres 2016, und Firmen aller Größe begrüßen den wachsenden Trend, bei dem Mitarbeiter Ihre eigenen Geräte - Mobiltelefone, Laptops und Tablets - zu Arbeitszwecken mitbringen.

Im Einklang mit einer gut durchdachten Stategie kann BYOD tatsächlich eine Kostenersparnis bringen und Produktivität steigern, aber es gilt IT-Sicherheit und andere Probleme zu beachten. Es gibt keine Universallösung, da die Vorteile bei der Einführung solcher Maßnahmen sich sehr nach spezifischen Geschäftsanforderungen und der Dynamik Ihrer Arbeitskräfte richten, aber wir erläutern in diesem Artikel einige der Vor- und Nachteile, um Ihnen dabei zu helfen zu bestimmen, ob BYOD sinnvoll für Sie ist.

Mobile Arbeitskräfte ohne die Kosten

Schätzungsweise 80 % aller Angestellten nehmen private Geräte mit zur Arbeit, sodass die Möglichkeit von BYOD in den meisten Unternehmen bereits vorhanden ist. Allerdings ist der erste Punkt, den Sie überdenken müssen, in welchem Rahmen Ihre Mitarbeiter außerhalb der Firma arbeiten oder dezentral auf ein Netzwerk zugreifen müssen.

Der erste Vorteil, den die Nutzung privater Geräte bietet, ist, dass die Mobilität der Mitarbeiter erleichtert wird, ohne dass in Hardware und Telefon- und Datentarife investiert werden muss. Auf den ersten Blick bedeutet das eine höhere Produktivität zu geringen oder keinen Kosten, je nach dem Umfang der Kostenerstattung an Mitarbeiter für die Nutzung eigener Geräte.

Ihr Team genießt dann eine größere Flexibilität und kann von überall und mit Geräten arbeiten, mit denen es bereits vertraut ist. Ein sofortiger Vorteil ist die Verbesserung im Hinblick auf Reaktionszeiten auf Kundenfragen, da Mitarbeiter von unterwegs Zugriff auf die relevanten Dateien haben und Anrufe entgegennehmen können.

Die Vor- und Nachteile von Flexibilität

Eine rationalisierte Arbeitnehmerschaft mit hoher Produktivität bedeutet, dass Aufgaben in kürzerer Zeit und mit weniger Ressourcen abgeschlossen werden. Die gesteigerte Mobilität erlaubt es Ihnen auch, Projekte auf organischere und progressivere Weise anzugehen, erleichtert die Entwicklung agiler Methodologien und öffnet der internationalen und interdisziplinären Zusammenarbeit Tür und Tor.

Allerdings kann die Fähigkeit, abseits vom eigentlichen Arbeitsplatz und außerhalb regulärer Arbeitszeiten zu arbeiten, auch Nachteile mit sich bringen. Es wird vermutet, dass die Unfähigkeit von der Arbeit „abzuschalten“ den Mitarbeiterstress erhöhen kann, was nicht nur deren Leistung negativ beeinflusst, sondern auch langfristige Folgen für deren Gesundheit und Wohlbefinden hat.

Es ist daher wichtig Mitarbeiter anzuhalten, negative Arbeitspraktiken zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Teilnahme an BYOD-Initiativen keinen negativen Einfluss auf ihre Work/Life-Balance hat.

Sicherheitsverpflichtungen können Gewinne verringern

Ebenso sollten Sie bedenken, wie die Verwendung des privaten Geräts durch einen Mitarbeiter sich auf Ihr Unternehmen auswirken kann. Können Firmendateien oder vertrauliche Informationen einfach auf dem Telefon oder Tablet eines Angestellten geöffnet werden, so kann dies eine Gefahr für Ihre Unternehmensserver und Datenspeicherung bedeuten.

Zwar sind Mitarbeiter oftmals vorsichtiger beim Umgang mit den eigenen Geräten und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie diese verlieren oder beschädigen, aber es besteht immer die Gefahr, dass ein solches, mit Ihrem Netzwerk verbundenes Gerät mit Unternehmensdateien verlegt wird. Außerdem besteht das Risiko, dass Mitarbeiter ungesicherte drahtlose Netzwerke nutzen, unabsichtlich schädliche Software herunterladen oder ahnungslos Genehmigungen für Apps erteilen, die unerwünschten Zugang zu vertraulichen Informationen geben.

Eine Verletzung kann den Missbrauch von Dateien oder gar den Diebstahl von Kundendaten bedeuten. Schlimmstenfalls kann Ihr Unternehmen betrogen werden, wichtige Dateien könnten verlorengehen oder es könnte Ihnen ein teurer Rechtsstreit ins Haus stehen, da Sie Datenschutzgesetze nicht berücksichtigt haben.

Natürlich können Sie Ihr Team zum akzeptierten Verhalten bei der Teilnahme an BYOD informieren, aber es ist dennoch wichtig, dass geeignete Schutzmechanismen vorhanden sind, die Ihr Unternehmen schützen, falls es zu Sicherheitsrisiken kommt.

Die Implementierung zusätzlicher Sicherheit ist eine weitere Ausgabe, die sich nicht vermeiden lässt. Diese sollte der Kostenersparnis entgegengehalten werden, wenn Sie über die Vorteile von BYOD für Ihre Arbeitnehmerschaft nachdenken.

Versicherungskosten und Lizenzfragen

Neben der IT-Sicherheit sind möglicherweise zusätzliche Unternehmenslizenzen notwendig. Dies kann etwa zusätzliche Software beinhalten, die Ihre Angestellten für die Arbeit verwenden, selbst wenn dies über deren eigenes Gerät erfolgt. Sie können dies mit Ihrem Team besprechen und so bestimmen, ob der Kauf zusätzlicher Lizenzen notwendig ist und auch um klarzustellen, welche Teile von Software jeder einzelne Mitarbeiter nutzen kann.

Versicherung ist ein weiteres Muss Selbst bei Berücksichtigung aller Aspekte im Hinblick auf Lizenzanforderungen, einem ausgefeilten Sicherheitssystem und effektivem Arbeitsmanagement können Fehler passieren. Eine umfassende Versicherung schützt Sie, falls es dazu kommt. Während dies zwar zusätzliche Kosten bedeutet, so mindert es maßgeblich das Risiko der potenziellen Ausgaben im Fall einer Sicherheitsverletzung oder eines kritischen Versehens.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Netzwerk es bewältigen kann

Außerdem müssen Sie berücksichtigen, ob der Zugriff mehrerer Geräte für Ihr drahtloses Netzwerk tragbar ist Zu viel Aktivität könnte das Netzwerk belasten und für alle Mitarbeiter verlangsamen, sodass Ihre Arbeit zum Erliegen kommt.

Um dies zu vermeiden können Sie ein Upgrade Ihres Netzwerks durchführen oder die BYOD-Initiative zeitweise zurückschrauben. Glücklicherweise bieten viele Provider einen laufenden Plan, mit dem Sie Ihre Nutzungsanforderungen den wechselnden Bedingungen Ihres Unternehmens anpassen können.

Mehr als nur die Ersparnis

Letzten Endes hängen die Vorteile, die BYOD einzelnen Unternehmen bringt, von deren jeweiliger Situation ab. Glücklicherweise bedeutet die Skalierbarkeit der BYOD-Initiative, dass Sie diese schrittweise einführen und gemäß Ihren Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens integrieren können. Dies ermöglicht Ihnen die Feinabstimmung Ihrer Richtlinien und eine geeignete Strategie für deren Einführung in Ihrem Unternehmen.

Falls Ihre Firma von einer flexiblen oder mobilen Belegschaft profitiert, so ist es gut möglich, dass BYOD Ihnen Geld spart. Aber besser noch - es kann Sie für die Zukunft rüsten und die langfristigen Aussichten für Ihr Unternehmen verbessern. Der entscheidende Punkt ist, Überforderung zu vermeiden - Sie müssen die Option zur Verwendung privater Geräte nicht jedem Mitarbeiter anbieten, falls dies nicht den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Außerdem ist es wichtig, im Hinblick auf Lizenz- und Versicherungsverpflichtungen am Ball zu bleiben und eine robuste IT-Sicherheitsstrategie für den Umgang mit Zugriffsrechten und Datenschutz zu haben. Nur so können Sie Ihre Mitarbeiterschaft wachsen lassen, während Ihre Daten und Vermögenswerte sicher sind.