5 Produktivitätskiller bei der Arbeit und wie Sie sie vermeiden

Einige Leute sind geschickter als andere im Umgang mit Verzögerungen und Zeitmanagement. Alle Büros verfügen über Mitarbeiter, die sich für laute Radiomusik oder lautes Geplauder zwischen Kollegen unempfindlich zeigen. Es gibt jedoch auch jene Persönlichkeiten, die sich von den kleinsten Ereignissen ablenken und somit von ihrer aktuellen Aufgabe abbringen lassen.

Sie und ich befinden uns wahrscheinlich irgendwo dazwischen; den Fokus zu behalten ist ein andauernder, täglicher Kampf, der an sich schon zeitraubend sein kann.

Die Forschung von CareerBuilder gibt einen Einblick, wie gravierend scheinbar harmlose Aspekte der täglichen Arbeit sein können: Fast ein Viertel der Mitarbeiter widmet sich täglich mindestens einer Stunde privater Kommunikation, sei es am Telefon, per E-Mail oder Kurznachricht.

CareerBuilder fragte die Mitarbeiter auch nach dem, was sie als die größte Ablenkung im Büro betrachteten; die Antworten waren wie folgt:

• Handys und SMS: 50 %
• Klatsch und Tratsch: 42 %
• Surfen im Internet: 39 %
• Soziale Medien 38 %
• Snack- / Raucherpausen: 27 %

Multiplizieren Sie diese verlorene Stunde auf alle Mitarbeiter weltweit und die Menge der verlorenen Produktivität wird Sie erschlagen. Unter Berücksichtigung dieser Ergebnisse lesen Sie weiter, um Folgendes herauszufinden:

• Unsere fünf Produktivitätskiller, die wir im Auge behalten müssen
• Wie man Umstände umgeht, die am meisten ablenken

1. Das kurze Gespräch zwischendurch

Die Plaudertaschen – wir alle kennen sie und ihr unbeabsichtigtes Talent, von Aufgaben abzulenken. Schlimmer noch sind die Klatschtanten, die scheinbar darauf bedacht sind, Ihre Zeit zu stehlen, ohne Rücksicht auf ihre demotivierende Wirkung.

Lösung

Klare Kommunikation und die damit verbundenen Vorteile müssen an der Spitze des Unternehmens beginnen, mit einer transparenten Haltung der Führungskräfte, die Klatsch und Tratsch mit der ihr gebührenden Aufmerksamkeit behandeln. Als Arbeitnehmer ist es wichtig, Klatsch und Tratsch von tatsächlich relevanten Informationen zu unterscheiden und nur auf diese zu reagieren.

In Wahrheit hat Klatsch und Tratsch womöglich nur eine Wirkung: Es lässt Sie Ihren Kollegen gegenüber oberflächlich und unseriös erscheinen.

2. Raucherpause

Auf eine kurze Zigarette nach draußen zu gehen, mag eine harmlose Flucht von der Arbeit sein. Es kann Ihnen jedoch den Schwung nehmen und Feindseligkeiten unter denen hervorrufen, die nicht rauchen und sich keine fünf Minuten vom Schreibtisch entfernen können.

Genau wie das Anbrechen einer Tüte Süßigkeiten unter dem Schreibtisch – obwohl man weiß, dass es ablenkt, greift man immer wieder hinein, während man ein schlechtes Beispiel für diejenigen um sich herum abgibt.

Lösung

Versuchen Sie die Zigarettenzeit in Ihre offiziellen Pausen zu integrieren oder mit Hilfe von Rauchbeschränkungen die Gewohnheit zu reduzieren. Wenn Sie es zusätzlich dazu schaffen, direkt mit weniger Zigaretten ins Büro zu kommen, dann sind sie viel motivierter, bei Ihren Aufgaben konzentriert zu bleiben.

Manager sollten hinsichtlich der Raucherpausen eine klare Politik formulieren. Auf diese Weise kann die Rauchzeit offiziell registriert und verwaltet werden, anstatt sie zu einem immer größer werdenden Schlupfloch zu machen, bei dem die Produktivität auf der Strecke bleibt. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Nichtraucher durch Kaffee oder Frischluftpausen entschädigt werden.

3. E-Mails

Fast noch schlimmer als die persönliche Korrespondenz, birgt das Durchforsten von Arbeits-E-Mails den Anschein fleißiger und geschäftiger Arbeit, während Sie tatsächlich wertvolle Zeit verschwenden, die Sie woanders besser einsetzen könnten. Natürlich sind E-Mails von grundlegender Bedeutung und einige Posteingänge können schon einmal außer Kontrolle geraten, aber es gibt Möglichkeiten, mit diesem Problem umzugehen, und die Produktivität stets an erster Stelle zu halten.

Lösung

Richtiges Zeitmanagement sollte Schritt Eins Ihrer Bearbeitung von E-Mails sein. Widmen Sie jeden Tag ein oder zwei Stunden Ihrer Korrespondenz und halten Sie sich an die dringendsten Mitteilungen. Um Ihnen dabei zu helfen, sollten Sie einen Ordner für „dringende“ oder „zu erledigende“ E-Mails haben, in den Sie die E-Mails kopieren können, die so schnell wie möglich bearbeitet werden müssen. Dies ist besonders wichtig bei Jobrollen, bei denen Sie ständig von Anfragen, Fragen und Problemen abgelenkt werden, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

4. Soziale Medien

Ist es ein Arbeitswerkzeug, eine Ablenkung oder eine Mischung aus beidem? Wie auch immer Sie die Auswirkungen von sozialen Medien in Ihrem Arbeitsbereich einschätzen, es kann alarmierende Zeitspannen verschlucken, wenn nicht richtig damit umgegangen wird.

Lösung

Fragen Sie sich, ob Sie bei Ihrer Arbeit wirklich soziale Medien nutzen müssen. Wenn Sie ein paar schnellen Likes, Favoriten und Retweets wirklich nicht widerstehen können, dann überlegen Sie, die App vom Desktop Ihres Handys zu entfernen; nebenbei mit der mobilen Seite herumzuspielen ist eine große Ablenkung.

Für Arbeitgeber gibt es hier nicht viel zu machen in einer Zeit, in der die Nutzung und der Besitz von Mobiltelefonen schnell zu einem Menschenrecht oder einem physischen Körperteil wird. Die Verwendung eines Website-Blockers könnte der einzige Ausweg sein.

5. Arbeitszelle

In Raumzellen unterteilte Büroräume können eine klaustrophobische Umgebung schaffen, aus der die Mitarbeiter alles tun, um zu entkommen. Diese kleinen Arbeitszellen scheinen fast so konzipiert zu sein, dass sie sowohl Produktivität als auch Inspiration erdrücken, außer bei den engagiertesten Personen.

Lösung

Ein Spaziergang durch das Büro kann helfen, die beengte Atmosphäre der Arbeitszellen aufzuheben. Es ist wichtig aus der Monotonie auszubrechen, atmen Sie Luft in Ihre Lungen und lassen Sie wieder Blut durch ihren Kopf und die Beine strömen; auf diese Weise können Sie neue Konzentration und Dynamik für die Arbeit erlangen.

Flexible Arbeitszeiten für Arbeitnehmer wirken sich positiv aus, wie eine YouGov-Studie ergeben hat – 30 % der Arbeitnehmer sind produktiver, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

Gleichfalls ist es wichtig zu verstehen, dass die Bedürfnisse der Arbeitnehmer sehr variieren und jeder anders mit Ablenkungen umgeht. Bieten Sie nach Möglichkeit mehr als eine Arbeitsumgebung in einem Büro an, um Stress abzubauen und die Zusammenarbeit zu fördern.

Schlussfolgerung

Ein Arbeitsplatz ist voll von den Wundern der modernen Technologie und es ist anscheinend sehr einfach, sich von dem, was man eigentlich tun sollte, abzulenken. Andererseits ist die Technologie zum größten Teil auch unerlässlich.

Es muss also ein Gleichgewicht gefunden werden, aber es kann nicht erreicht werden, wenn Sie, ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber, nicht erkennen, dass ein Problem besteht.

Die allgemeine Lösung liegt darin, klüger und nicht härter zu arbeiten. Die Fallstricke der Produktivität werden nie verschwinden, aber mit einem kollaborativen Ansatz können sie auf ein Minimum reduziert werden, so dass Sie und Ihre Kollegen so gut wie möglich arbeiten können.