3 Möglichkeiten, wie Sie die Kontrolle über Ihre Meetings übernehmen

Meetings sind ein wichtiger Teil vieler Unternehmen, aber sie können viel Zeit in Anspruch nehmen und nicht immer so effizient sein, wie Sie vielleicht erwarten. Untersuchungen haben ergeben, dass die Arbeitnehmer durchschnittlich mehr als einen Arbeitstag pro Woche für die Vorbereitung und Teilnahme an Meetings aufwenden.

Im Laufe von 40 Jahren Arbeit bedeutet dies, dass Mitarbeiter rund zehn Jahre Ihrer Arbeitszeit damit verbringen, an Meetings teilzunehmen und eben diese vorzubereiten. Bei so vielen Veranstaltungen und Menschen, die sie in ihren Terminkalender einbinden müssen, zeigt das, wie wichtig es ist, dass die Meetings planmäßig ablaufen.

Wenn Sie die Kontrolle über Ihre Meetings übernehmen, können Sie sicher sein, dass Sie das, was Sie vorhatten, besprechen, eine Art von Lösung erzielen und klare nächste Schritte einleiten können. Auf diese Weise wird nicht nur weniger Zeit verschwendet, wenn es um das Meeting selbst geht, sondern Sie brauchen auch nicht mehr hinter den Leuten herzujagen oder zu versuchen, im Nachhinein Dinge zu klären. Um zu verhindern, dass Ihre Meetings außer Kontrolle geraten, sind hier einige Schritte, die Ihnen helfen können:

Einen Plan erstellen und teilen

Die Erstellung und gemeinsame Nutzung der Besprechungsagenda im Vorfeld eines Meetings ist aus vielen Gründen eine gute Idee.

• Es hilft Ihnen dabei, die Kontrolle über ein Meeting zu behalten, da Sie einen Plan haben, der Sie dabei unterstützt, Personen zu folgen und zu leiten.
• Sie können die Agenda bereits vor dem Meeting bereitstellen, damit andere wissen, was sie erwarten/diskutieren sollen.
• Auf diese Weise haben andere die Möglichkeit, etwas beizutragen.
• Jeder wird verstehen, worum es bei dem Treffen geht.

Ihr Plan wird weitgehend davon abhängen, was Sie in dem Meeting erreichen wollen, welche Struktur es annehmen wird, welche Fragen Sie beantwortet haben und welche Aufgaben verteilt werden müssen, um die Ergebnisse des Meetings in die Tat umzusetzen.

Eine weiterer wichtiger Punkt, den Sie bei der Vorbereitung berücksichtigen sollten, ist die Frage, wer an dem Meeting teilnehmen wird. Wenn sich alle kennen und wissen, was Sie gerade besprechen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie am Anfang viel Zeit brauchen, um alle darüber zu informieren. Wenn Sie am Anfang allerdings noch eine Einführungen oder ein Briefing geben müssen, bevor Sie in die Themen einsteigen können, muss auch dies berücksichtigt werden.

Finden Sie Ihren Meetingraum

Die Umgebung, in der Sie Ihr Meeting abhalten, ist besonders wichtig, um die Konzentration der Teilnehmer zu gewährleisten. Wenn Sie Ihr Meeting in einem belebten, unordentlichen oder beengten Raum abhalten, kann dies die Produktivität beeinträchtigen und dazu führen, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer abnimmt.

Idealerweise sollte der Ort, an dem Sie Ihr Meeting abhalten, bequem und frei von Ablenkungen sein, damit alle Teilnehmer sich voll und ganz darauf konzentrieren können. 71 Prozent der Angestellten sagen, dass sie regelmäßig bei der Arbeit abgelenkt werden. Das bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, den Arbeitstag mit einem positiven Arbeitsgefühl zu beenden, bei gerade mal 44 Prozent liegt.

Die Suche nach dem bestmöglichen Meetingraum kann es viel einfacher machen, das Meeting zu kontrollieren und auf Kurs zu halten, besonders wenn alle anderen im Unternehmen wissen, dass Sie nicht gestört werden wollen.

Seien Sie streng

Meetings, die keine starke Stimme haben, können schnell chaotisch werden und den Fokus verlieren, weshalb man bezüglich des Ablaufs streng sein sollte. Jedem Aspekt der Tagesordnung sollte eine bestimmte Zeitspanne zugewiesen werden, an die Sie sich halten müssen, um das Meeting nicht zu überziehen. Während Sie vielleicht denken, dass es keine Rolle spielt, wenn das Meeting vielleicht eine halbe Stunde länger dauert, kann dies die Aufmerksamkeit der Teilnehmer stark beeinträchtigen.

Ebenso, wenn die Mitarbeiter vom Thema abschweifen, zu lange reden oder in der Agenda vorwärts springen, dürfen Sie keine Angst haben, sie zu unterbrechen und wieder auf den Plan zu bringen. Solange Sie höflich bleiben und erklären, dass Sie auf diese Weise nur das Beste aus dem Meeting herauszuholen wollen, werden Ihre Mitarbeiter es Ihnen nicht übel nehmen.

Auf diese Weise können Sie besser alle Tagesordnungspunkte besprechen, ohne dass Sie einige der Punkte überspringen und infolgedessen ein weiteres Treffen anberaumen müssen. Auf diese Weise vermitteln Sie allen Teilnehmern, dass das Meeting von Nutzen war.