7 Pièges de l’automatisation de processus robotisés à éviter

1. Sélection des processus incorrects

Vous devez vous assurer de prendre le temps de considérer les processus appropriés pour votre entreprise. La dernière chose que vous souhaitez est d’être confronté à de nombreux problèmes techniques apparaissant de nulle part, faisant de votre logiciel un investissement plus important que prévu.

Une bonne préparation le permet. Prenez le temps d’examiner l’objectif que vous voulez atteindre avec votre processus, et la fiabilité, rentabilité et facilité d’utilisation du logiciel que vous avez choisi. Et, bien que ces processus peuvent être mis en œuvre en quelques semaines, ce n'est certainement pas une décision à prendre précipitamment, ou vous pourriez faire face à des défis couteux par la suite.

2. Omission de l’infrastructure et des analyses

C’est une chose de développer le système que vous voulez et de le déployer. Mais ce n’est pas la même chose que de surveiller ensuite ses résultats et de soutenir le système. Quels que soient les processus que vous choisissez, vous devez vous assurer que ceux-ci peuvent être adaptés à la croissance de l’entreprise, et que vous pouvez augmenter ou réduire la bande passante et la capacité de vos robots quand et si vous en avez besoin.

Votre logiciel doit aussi fournir des renseignements et des analyses qui vous permettent de mesurer sa performance et son retour sur l’investissement (ROI). Si vous avez investi une large somme dans la RPA, vous voudrez savoir que vous obtenez un bon ROI et que votre nouveau processus atteint vos objectifs.

3. Manque d’optimisation de vos processus

Vous devez aussi vous assurer de tirer le maximum de chaque système et savoir que vous n’avez pas besoin d’un robot par processus ; autrement vous pourriez terminer par en avoir plusieurs centaines ! Plutôt, assurez-vous d’optimiser chaque robot sous licence que vous avez pour réaliser le nombre maximum de tâches possibles. Cela maintiendra les coûts et la complexité à un niveau faible, tout en assurant que vous tirez le maximum de chaque robot que vous créez.

4. Omission d’attribution de responsabilité

La RPA peut remplir de nombreuses fonctions dans une entreprise, que ce soit des services financiers, la gestion RH, les télécommunications ou une série d’autres processus numériques. C’est pour cette raison qu’il peut s'avérer difficile de décider de quel département la RPA fait partie et qui est chargé des analyses et de la maintenance.

Cela peut causer des tensions entre les membres de la main-d’œuvre. Il est donc utile d’avoir une sérieuse conversation concernant le responsable pour la maintenance, même si cela signifie l'intégration d’un nouvel employé spécifiquement pour ce rôle.

5. Croyance qu’il s’agit d’un remède miracle

Dans l’ensemble, la RPA peut vous aider avec vos processus d'affaires et il existe de nombreuses possibilités de vous aider à tirer le maximum de ces systèmes. Malheureusement, il existe quelques exceptions et des lacunes dans ce que cette technologie peut faire. Alors ne tombez pas dans le piège de penser que la RPA satisfera immédiatement tous vos besoins d’entreprise. Dans certains cas, vous pourrez nécessiter l’automatisation cognitive pour vous aider à compléter des tâches plus complexes.

6. Gestion non efficace de vos processus

Un des grands avantages de la RPA est qu’elle est élastique. Vous pouvez effectuer des modifications au besoin, ajouter de nouvelles fonctionnalités et, dans de nombreux cas, l’agrandir ou la diminuer selon les besoins. Mais cela signifie aussi que chaque fois qu’un système est mis à niveau pour une amélioration de sa performance et de sa fonctionnalité, vos robots doivent aussi être modifiés.

Ces changements doivent être suivis, documentés et les robots mis à jour si nécessaire. Il est impossible de penser qu’une fois que votre processus est opérationnel, votre travail est terminé. Quelqu’un doit assurer la réalisation de toutes les mises à niveau dès qu’elles sont identifiées.

7. Mise du blâme sur les robots

Il existe plusieurs raisons (y compris l’erreur humaine et la mauvaise communication) pour lesquelles vous pourriez rencontrer des problèmes dans votre RPA. Toutefois, beaucoup de personnes blâment rapidement les robots, au lieu de chercher la racine du problème. Par exemple, les problèmes peuvent souvent être causés par la planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou par la connexion du serveur.

Pour cette raison, une bonne communication à travers l’entreprise est absolument essentielle. Toute personne utilisant les processus doit comprendre les capacités de ces robots, afin d'éviter toute confusion. Si un département est chargé de la gestion et de la mise à jour des robots, il doit communiquer de façon efficace toute modification réalisée aux équipes qui travaillent tous les jours avec ces systèmes. Autrement, cela peut causer de la frustration et un manque de confiance entre les collègues et ceux qui croient que les robots ne fonctionnent pas comme ils le devraient.

Évitez de tomber dans ces pièges

La RPA gagne de plus en plus en importance pour les entreprises et vous devez vous assurer d’adopter ces processus si vous souhaitez rester compétitif. En suivant les conseils ci-dessus, vous pourrez éviter quelques-uns des pièges les plus courants rencontrés lors de l’utilisation de nouveaux logiciels, robots et processus.