Surmonter les défis budgétaires : Comment les directeurs financiers peuvent maîtriser le contrôle budgétaire

Il est extrêmement difficile (voire impossible) de fonctionner avec succès sans une solide compréhension de votre situation budgétaire à tout moment.

En maîtrisant votre budget, vous êtes mieux à même de respecter les priorités fondamentales, comme payer vos employés à temps, rembourser vos créanciers et investir dans le marketing pour votre croissance future.

Il est donc important d'être conscient des obstacles courants au contrôle budgétaire qui, s'ils ne sont pas maîtrisés, peuvent menacer votre efficacité financière et vos performances globales. Assurez-vous d'avoir mis en place un plan pour gérer ces défis budgétaires et atténuer les risques.

Utilisez la technologie pour améliorer l'exactitude des données

L'un des problèmes budgétaires les plus courants auxquels sont confrontés les directeurs financiers et les équipes financières est celui des données incorrectes et peu fiables. Cela peut être particulièrement vrai dans les grandes entreprises qui doivent suivre les dépenses et les besoins en ressources de divers départements, des RH et du recrutement à la recherche et au développement de produits.

Lorsque vous recueillez une série d'informations provenant de diverses sources au sein de l'entreprise, il est facile que des erreurs et des inexactitudes se glissent, surtout si vous êtes encore fortement tributaire de processus manuels. Des études ont montré que 88 % es feuilles de calcul contiennent des erreurs, et lorsqu'il s'agit d'un élément aussi important que le budget de votre entreprise, le moindre oubli peut avoir des conséquences considérables.

Les outils et logiciels de budgétisation modernes peuvent minimiser le risque d'erreur humaine grâce à la collecte et à la gestion automatisées des données. Vous pouvez également utiliser la technologie pour obtenir des avantages tels que la synchronisation entre les principales fonctions financières - facturation et paie, par exemple - afin de vous aider à produire des rapports précis et opportuns.

Révisez régulièrement votre budget

L'élaboration d'un budget ne doit pas être considérée comme une activité ponctuelle qui n'a lieu qu'une fois tous les 12 mois et qui est ignorée pendant le reste de l'exercice financier. Il est important de revoir votre budget à intervalles réguliers tout au long de l'année pour vous assurer qu'il est pertinent et à jour.

Différents facteurs doivent être pris en compte pour s'assurer que votre budget reflète fidèlement votre situation actuelle, notamment les évolutions inattendues de vos comptes créditeurs et débiteurs - comme l'annulation du contrat d'un client important - et les tendances du marché qui auront un impact tangible sur vos finances.

Considérer l'établissement d'un budget comme un processus continu et fluide vous aidera également à résoudre un autre problème couramment associé à cette tâche : le manque de temps pour le faire correctement.

Si vous essayez de boucler votre budget à la hâte à la fin d'un exercice, vous aurez l'impression qu'il est long et fastidieux, et vous risquerez de faire des erreurs. En adoptant l'approche inverse et en y revenant fréquemment tout au long de l'année, vous pourrez répartir la charge de travail de manière plus équilibrée et alléger la pression sur votre équipe.

Soyez prêt à faire des changements

Un défaut courant de la budgétisation d'entreprise - et un problème qui pourrait affecter votre niveau de contrôle sur le processus - est la réticence à s'écarter de la façon dont les choses ont été faites dans le passé.

Il est facile de prendre l'habitude de reproduire les budgets des années précédentes et de n'y apporter que des changements minimes, en particulier lorsque vous êtes confronté à des contraintes de temps et de ressources. Cependant, cela peut avoir plusieurs inconvénients, notamment celui d'encourager les services à dépenser trop et à utiliser un budget dont ils n'ont peut-être pas besoin vers la fin d'un exercice financier, afin de s'assurer de recevoir à nouveau le même montant au cours de l'exercice suivant.

C'est une autre raison pour laquelle il est important d'effectuer des contrôles et des audits réguliers des dépenses des départements à différents moments de l'année, afin de se faire une idée précise des ressources nécessaires dans les différents secteurs de l'entreprise et de la manière dont elles sont utilisées.

Il peut également être bénéfique de travailler en étroite collaboration avec les parties prenantes de l'entreprise lors de l'élaboration de vos budgets. Cela vous aidera à avoir une idée plus claire des besoins de l'ensemble de l'entreprise et permettra aux responsables et aux directeurs de département de mieux comprendre où vous en êtes, financièrement parlant, et quels sont vos objectifs et priorités actuels.

Reliez votre budget aux objectifs de l'entreprise

L'établissement du budget doit se faire dans le contexte des plans de croissance de l'entreprise et de ce qu'elle espère réaliser au cours du trimestre, de l'exercice financier et au-delà. En veillant à ce qu'il y ait un lien clair entre votre budget et vos objectifs organisationnels, vous améliorerez le contrôle et la transparence du processus en fournissant une structure et un résultat final vers lequel travailler.

Si vous avez des lancements de produits essentiels à l'horizon, par exemple, le budget devra en tenir compte en veillant à ce que des ressources suffisantes soient disponibles pour tout, des études de marché et du marketing produit aux achats et à la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

En vous concentrant sur les objectifs clés de l'entreprise, vous pourrez rendre vos budgets plus spécifiques et pertinents. Vous pouvez même collaborer avec certains départements et responsables pour répartir les allocations budgétaires en fonction des résultats et des éléments essentiels à la performance.

À long terme, ce niveau de cohérence entre le département financier, le processus budgétaire et le reste de l'entreprise donnera des résultats précieux.