Les 4 difficultés du rapprochement bancaire et comment les surmonter

L'une des principales tâches de l'équipe des finances est de garantir le bon fonctionnement de chaque partie de l'entreprise. Elle s'assure que tous les paiements entrants et sortants se déroulent comme prévu et que les données dont vous disposez sont exactes. Ces tâches jouent un rôle essentiel et c'est pourquoi les processus de rapprochement devraient être un élément important des activités de toute équipe financière.

Ce processus consiste à comparer les enregistrements internes tels que les factures des comptes fournisseurs avec les relevés bancaires pour confirmer qu'ils correspondent. C'est souvent le seul moyen pour les équipes financières de s'assurer que ce qui se passe réellement au sein de l'entreprise correspond à ce qui devrait se passer.

En effet, une recherche d'Adra Match suggère que moins d'un tiers des professionnels de la finance (28%) font confiance à leurs chiffres de fin de mois, de sorte que le rapprochement est essentiel pour fournir des informations clés sur les flux de trésorerie d'une entreprise. Mais il y a de nombreuses autres raisons pour en faire une priorité.

Pourquoi un rapprochement bancaire efficace est-il important ?

Des processus de rapprochement efficaces peuvent offrir une série d'avantages aux entreprises. Par exemple, ceux-ci peuvent vous alerter sur les risques potentiels au sein de l'entreprise, tels que les retards de paiement. Les activités de rapprochement doivent être en mesure d'identifier rapidement les activités inhabituelles et les exceptions, telles que les paiements attendus qui n'ont pas été effectués ou lorsque les montants diffèrent de la norme.

Sans un bon rapprochement, vous n'aurez aucun moyen de déterminer quels paiements attendus n'ont pas été effectués. En plus de détecter les fraudes, cela vous permet de repérer rapidement toute perturbation potentielle de votre trésorerie.

Le rapprochement vous permet également d'être plus proactif dans votre planification future en vous aidant à identifier les tendances importantes. Par exemple, si vos activités de rapprochement indiquent qu'un certain client paie toujours ses factures en retard, vous pouvez prendre des mesures pour y remédier ou en tenir compte dans vos écritures comptables afin que vos prévisions reflètent mieux la réalité de votre flux de trésorerie, et pas simplement les résultats sur papier.

Malgré ces avantages, le rapprochement est encore souvent considérée comme une activité qui demande beaucoup de temps et de ressources, en particulier si vous l'effectuez manuellement ou à travers des des feuilles de calcul. Cela peut conduire à une série de défis que vous devrez relever pour que ces processus fonctionnent aussi efficacement que possible.

Voici quatre problèmes à résoudre :

1. La lenteur des processus de saisie de données

Dans de nombreuses entreprises, le rapprochement bancaire est encore un processus lent et laborieux. Cela peut vouloir dire, par exemple, entrer dans un système bancaire, télécharger un relevé puis le télécharger dans un système ERP avant de pouvoir comparer les transactions. Mais comme les banques auront des formats différents, l'utilisateur devra d'abord aligner et normaliser les fichiers avant le téléchargement. Cela prend du temps et, pour les grandes entreprises qui effectuent de nombreuses transactions, cela peut rapidement épuiser les ressources d'une équipe financière, leur laissant moins de temps dans la journée pour d'autres activités importantes.

2. Données sujettes aux erreurs

Une autre conséquence de ces entrées manuelles est qu'elles deviennent sujettes à des erreurs. Des erreurs peuvent se glisser à tout moment lorsque les données sont manuellement déplacées et réintroduites entre les systèmes, et plus il y a d'étapes dans le processus, plus cela devient probable. Le téléchargement en upload et download, la normalisation des fichiers et la correspondance des fichiers comportent tous des risques d'erreurs, pouvant vous donner une impression inexacte de votre flux de trésorerie et vous coûter plus cher à postériori.

3. Risque de fraude

La détection de fraude est l’une des majeures raisons pour effectuer un rapprochement mais si ces processus ne sont pas correctement contrôlés, ils pourraient également être utilisés par des employés sans scrupules pour cacher des preuves d'écarts de conduite au sein de l’entreprise. Par exemple, lorsque des relevés sont téléchargés et déplacés vers des systèmes ERP, un employé faisant cela manuellement pourrait éventuellement modifier le relevé pour couvrir les traces d'une personne ayant commis une fraude.

4. Archivage et audit efficaces

Une fois les processus de rapprochement bancaire terminés, les fichiers mêmes devront être stockés en toute sécurité et être disponibles pour vérification si nécessaire, mais cela peut s'avérer un vrai casse-tête. Si les résultats de rapprochement sont toujours stockés dans des formats physiques, non seulement cela prend de la place, mais c'est plus coûteux, beaucoup plus difficile à les rechercher et cela ne permet qu'une traçabilité limitée.

Trouver les bonnes solutions

Pour éviter ces quatre problèmes, il est important de disposer d'un logiciel de rapprochement bancaire efficace. Ces outils permettent de libérer les professionnels de la finance de ces processus manuels et d'utiliser l'automatisation afin d'éliminer le potentiel d'erreurs et d'interférences, ainsi que fournir des documents numériques complets de toutes les activités et facilement consultables.

Il existe une gamme de solutions parmi lesquelles choisir et, bien que vous deviez prendre en compte des coûts tels que la formation du personnel, à long terme, ces technologies peuvent rendre vos prévisions de flux de trésorerie beaucoup plus précises et garantir la préparation de votre entreprise à tout ce que sa croissance pourra impliquer en ce qui concerne les futures demandes de rapprochement bancaire.