Comment rationaliser vos comptes créditeurs en 5 étapes simples

S'enliser dans la routine n'est jamais une bonne idée pour n'importe quelle partie d'une entreprise, mais avez-vous déjà pensé que vos processus de comptes créditeurs pourraient avoir besoin d'une révision ?

Il n'est peut-être pas venu à l'esprit de nombreux responsables financiers que ce domaine a besoin d'être revu, mais c'est en fait une bonne idée pour toutes les entreprises tournées vers l'avenir. Les comptes créditeurs n'ont pas besoin de devenir un système à part entière du jour au lendemain, mais un examen régulier peut aider à éviter les retards de paiement, le mécontentement des fournisseurs et même le mécontentement des employés qui sont obligés de faire des tâches subalternes.

Si vous n'avez pas évalué vos comptes créditeurs récemment et que vous soupçonnez votre service financier de passer trop de temps sur les factures, c'est peut-être le moment de jeter un nouveau regard sur l'efficacité de votre système et d'étudier de nouvelles méthodes pour le rendre plus rationnel.

Cela peut sembler décourageant, mais il est facile d'améliorer l'efficacité en apportant quelques petits changements.

1. Évaluez ce qui ne va pas

Il est essentiel de revenir à l'essentiel et de cartographier l'ensemble de votre processus de comptes créditeurs si vous voulez repérer les lacunes potentielles et déterminer les nouvelles tâches qu'un nouveau système devra gérer. Revenez sur vos enregistrements pendant au moins un mois (mais de préférence trois) afin de voir les tendances évidentes - l'analyse descriptive peut être un outil pratique pour présenter les résultats visuellement.

Cela devrait permettre de mettre en évidence des facteurs tels que les cycles de facturation, les problèmes de fraude, les goulets d'étranglement de la trésorerie et les risques de conformité qui pourraient autrement passer à travers les mailles du filet. D'autres problèmes tels que les dossiers obsolètes des fournisseurs qui encombrent le système devraient également être signalés ici.

Vous pouvez ensuite utiliser vos données et créer des indicateurs clés de performance (KPI) pour les comptes créditeurs afin de déterminer l'efficacité réelle de votre entreprise à atteindre ses objectifs.

2. Standardisez vos processus

Il faut ensuite s'assurer que tout le monde travaille dans le même sens, car l'inefficacité est le seul résultat possible si des personnes différentes exécutent des tâches de manière différente. Par exemple, il est important de prévoir ce qu'il faut faire avec les factures des fournisseurs une fois qu'elles sont reçues, car cela pourrait empêcher les factures de rester sur les bureaux dans un secteur et d'être traitées rapidement dans un autre.

Selon une étude portant sur 250 000 factures réalisée par Due, 63 % ont été payées dans les 30 jours. L'étude a également révélé que les factures qui n'avaient pas été réglées dans les 90 jours n'avaient que 18 % de chances d'être payées à l'avenir.

C'est l'occasion de passer en revue tous les anciens systèmes et les systèmes papier pour les simplifier et trouver des moyens de les normaliser.

3. Mettez en place des systèmes de paiement

Cela peut sembler évident, mais savoir à l'avance comment vous serez payés est un grand pas vers la simplification du processus de paiement. Par exemple, utilisez-vous un système de compensation automatique ou des cartes de crédit ? Vos dépenses sont-elles plus fixes ou variables ? Savez-vous avec qui vous dépensez le plus et quand ?

En connaissant les réponses à ces questions, vous pourrez élaborer de meilleures méthodes d'exécution des tâches, par exemple en demandant que tous les paiements par carte de crédit soient effectués avant le 15 du mois ou que les prélèvements automatiques soient compensés le 1er et vérifiés ultérieurement.

4. Utilisez l'automatisation des comptes créditeurs

L'adoption d'un logiciel d'automatisation des comptes créditeurs peut être d'une aide précieuse dans le processus de simplification des comptes créditeurs, car il peut réduire considérablement la charge des tâches subalternes de votre équipe financière.

Il peut être personnalisé pour accomplir des tâches telles que la capture automatique des factures, le téléchargement des données et la synchronisation avec vos programmes de planification des ressources d'entreprise, ce qui, de l'avis de la plupart des entreprises, représente un gain de temps considérable.

Selon les chiffres de MineralTree, 38% des entreprises commençaient à automatiser leurs comptes créditeurs en 2020, contre 24 % en 2019. Cela n'est peut-être pas surprenant étant donné que cela pourrait faire baisser le coût moyen par facture à seulement 5 $, selon Levvel Research, en plus de libérer les employés pour qu'ils effectuent des tâches plus utiles et d'améliorer les relations avec les fournisseurs.

5. Archivez efficacement

Un bon système de comptes créditeurs permet de tout organiser jusqu'à la dernière étape du processus, à savoir l'archivage pour référence ultérieure. Il est essentiel de conserver les données de manière à pouvoir les récupérer rapidement en cas de besoin. Il ne faut donc pas négliger de mettre en place une procédure standard pour y parvenir.

L'archivage précis des dossiers permettra de satisfaire les autorités de réglementation en cas d'audit, tout en réduisant le casse-tête que représente la gestion de la conformité pour toutes les parties concernées.

Là encore, un logiciel d'automatisation des comptes créditeurs peut aider à établir une trace écrite sans qu'il soit nécessaire de saisir des données fastidieuses qui peuvent ennuyer et mécontenter les employés.

Lorsqu'ils sont bien réalisés, les processus de comptes créditeurs peuvent répondre efficacement aux besoins des entreprises de toutes tailles. Cependant, même si votre système semble saturé et lent, vous pouvez constater, grâce aux étapes ci-dessus, qu'il n'est pas trop difficile de commencer à apporter des changements qui peuvent avoir un effet positif sur l'équipe financière et l'ensemble de l'entreprise.