9 étapes pour une préparation d'audit sans faille

Les cadres supérieurs, les décideurs et les administrateurs se tournent tous vers l'audit de fin d'année pour fournir des conseils sur les objectifs commerciaux pour les 12 prochains mois et au-delà. Cela signifie, plus que jamais, que les spécialistes de la finance sont sous pression car ils doivent fournir des conseils éclairés et s'assurer que les chiffres sont présentés de manière accessible.

Comment les professionnels de la finance peuvent-ils donc alléger le stress du processus de préparation d'un audit, sans compromettre la qualité des informations fournies lors du bilan ?

1. Planifier à l'avance

Il n'est pas surprenant que l'étape la plus importante à franchir pour préparer votre audit soit de planifier à l'avance. Vous aurez besoin de plus de temps avant l'audit, ainsi que de ressources supplémentaires nécessaires pour effectuer les derniers préparatifs avant de commencer à y travailler officiellement. Toute l'équipe financière devra s'assurer qu'elle dispose des ressources et du temps nécessaires pour planifier et définir les attentes de l'audit.

Il s'agit d'un élément crucial pour garantir que le processus se passe autant que possible sans stress pour toutes les parties concernées. Bien que les audits de fin d'année ne doivent être effectués qu'une fois par an, vous devriez y penser tout au long de l'année. Gardez les registres et les calendriers aussi à jour que possible, car cela réduira le temps de préparation dont vous avez besoin pour chaque audit annuel.

2. Réviser les normes comptables

Les normes comptables changent pratiquement tout le temps et cela peut affecter votre organisation et son audit de fin d'année. Familiarisez-vous avec tout développement comptable, car cela pourrait affecter la façon dont vous serez en mesure de suivre les données ou de fonctionner. Le fait de vous tenir au courant de toutes les nouvelles normes du secteur facilitera le processus d'audit à long terme et vous aidera à identifier les domaines dans lesquels vous pourriez avoir besoin de plus d'assistance pour vous conformer à la réglementation.

Les normes exigent souvent que certaines formations soient dispensées aux professionnels, il est donc essentiel que vous mainteniez une bonne compréhension tout au long de l'année pour protéger votre entreprise et ses chiffres internes. Cela peut également souligner l'importance d'assister à des conférences du secteur, car elles peuvent être un moyen efficace de sentir le pouls de la comptabilité.

3. Rapprocher tous les comptes

Avant l'audit, vous devez vous assurer que tous vos comptes sont aussi clairs que possible. Cela implique le fait de payer les factures et les frais des employés qui pourraient avoir été laissées de côté jusqu'ici, ainsi que de collecter les factures. Cela vous permettra de fournir des projections et des analyses plus précises pendant l'audit. Cela peut également impliquer la résolution de problèmes administratifs, par exemple de vous assurer que les modifications contractuelles correspondent au contrat d'origine afin qu'il n'y ait pas de confusion sur les revenus.

4. Apprendre des erreurs précédentes

Les audits se déroulent rarement sans heurts, en particulier la première fois que vous les terminez ou au cours d'une année où l'organisation a subi un certain nombre de changements importants. La plupart des audits de fin d'année comporteront des ajustements et ceux-ci peuvent être un excellent point de départ pour vous aider à tirer des conclusions plus précises cette année. Planifiez une réunion de planification avec les personnes chargées de l'audit et les décideurs pour voir comment vous pouvez remédier aux erreurs précédentes et améliorer la précision de l'audit de cette année.

5. Identifier les changements importants

Comment la situation financière de l'entreprise a-t-elle évolué par rapport à l'année dernière ? Y a-t-il de nouveaux projets dans lesquels on investit ? Les revenus sont-ils plus élevés ? Ce sont des questions clés auxquelles vous devez répondre avant l'audit de fin d'année pour être pleinement préparé au bilan. Vous devez également tenir compte de toute subvention ou de tout soutien gouvernemental accordé à votre organisation au cours des 12 derniers mois.

Il est également important de noter tout changement non financier survenu dans l'entreprise. Les systèmes de contrôle interne ont-ils été modifiés ou de nouveaux processus ont-ils été introduits ? Vous devez être conscient de ces éléments, car ils pourraient avoir une incidence indirecte sur les résultats financiers de l'année.

6. Établir une chronologie

Les auditeurs demanderont normalement des preuves de votre audit de fin d'année à certaines dates limites. Vous devez être clair sur le moment et ce que vous devez avoir réalisé en tant qu'entreprise pour vous assurer d'être en mesure de fournir les bons documents au moment voulu. Assurez-vous de laisser suffisamment de temps pour ce qui ne se passera pas comme prévu.

De plus, c'est toujours une bonne idée d'avoir une réunion d'équipe régulière afin que chacun comprenne où en sont les collègues dans leurs tâches. Cela permet de réduire le temps perdu en cas d'absence imprévue d'un membre du personnel avant l'audit.

7. Partager les responsabilités

Chaque élément décrit dans la chronologie doit être attribué à une personne, qui doit ensuite décomposer les petites tâches à accomplir. Cela rend l'ensemble du processus beaucoup plus facile à gérer et quantifiable pour l'équipe et les décideurs. Vous devez définir des délais internes clairs pour que les travaux soient terminés, ce qui devrait être un moment approprié avant la date limite fixée par l'auditeur.

Cela devrait vous donner le temps de remédier aux erreurs et de résoudre les problèmes de dernière minute qui surviennent. Dans cet esprit, votre chronologie doit commencer par aborder les domaines les plus difficiles ou ceux qui demandent plus de temps.

8. Être pro-actif

S'il y a certains éléments demandés par l'auditeur dont vous n'êtes pas sûr(e), vous devez être proactif(ve) à ce sujet. Posez des questions pour éviter tout retard inutile une fois l'audit commencé. Vous devriez également parler aux décideurs ou aux personnes sur lesquelles vous comptez vous appuyer et obtenir certaines données afin de terminer la préparation de l'audit. Il est important qu'il y ait une transparence totale entre vous et qu'ils sachent clairement ce que vous attendez d'eux.

9. Préparez vos papiers

Vous devez vous assurer que vous avez tous les éléments de la liste de contrôle de préparation de votre auditeur avant la date de début. Ces données doivent être soumises par voie électronique et comprennent généralement :

• Le Grand livre
• Les manuels des employés
• Les budgets de l'exercice
• Les factures et chèques payés
• La liste des transactions
• Les états financiers internes
• Les règles comptables

On peut également vous demander les procès-verbaux de réunions pertinentes avec les administrateurs et d'autres documents organisationnels, il est donc important que vous vérifiiez ce qui est nécessaire même si vous avez déjà réussi un audit auparavant.