Comment les équipes RH doivent-elles documenter la performance des employés ?

Tenir un registre des performances des employés au sein d'une entreprise est essentiel pour toute équipe RH, mais la manière dont cela est fait peut souvent être désorganisée, voire bâclée. Les responsables peuvent se trouver dans l'obligation de rassembler des informations avant les évaluations de performance ou les mesures disciplinaires, ce qui n'est pas propice à un résultat positif.

S'assurer que vous maîtrisez la documentation sur les performances des employés demande un effort sérieux, mais cela peut rapporter des dividendes à long terme.

Alors, quels sont les développements, les problèmes de performance et le comportement des employés qui doivent être enregistrés ? La réponse courte à cette question est « tout ».

Pourquoi documenter les performances des employés ?

Si l'on considère d'abord les aspects positifs, le fait de tenir un registre des performances pour chaque individu permet à celui-ci de recevoir le retour d'information dont il a besoin pour améliorer son travail et pourrait le motiver à en faire plus.

Cela facilite également la vie des responsables des ressources humaines, car cela peut rationaliser la préparation des évaluations de performance, puisque la documentation permettra de suivre les bons et les mauvais résultats. Essentiellement, un dossier complet servira de représentation visuelle des mesures prises par les managers pour aider leurs collaborateurs à réussir.

Cela peut être utile pour expliquer à la direction pourquoi un employé particulier peut prétendre à une augmentation ou à une promotion par rapport aux autres candidats potentiels.

À l'opposé, la documentation peut également intervenir lorsqu'il y a des exemples de problèmes de performance et même de comportement négatif d'un employé, ce qui peut protéger les entreprises contre des situations aussi extrêmes que des litiges.

Il y aura des preuves noir sur blanc que les problèmes ont été discutés avec la personne en question et un historique détaillé de son amélioration ou de son inaction sur les points soulevés. Il est important de noter que le dossier montrera également que tout licenciement a été effectué de manière légale et n'était en aucun cas discriminatoire.

La tenue d'un dossier complet peut permettre aux responsables RH de reconnaître et de récompenser les employés, mais aussi de faciliter les mesures disciplinaires ou la résiliation de leur contrat si les choses commencent à mal tourner.

Comment documenter correctement les performances des employés

La clé pour documenter correctement les performances d'un employé est de tout enregistrer, mais qu'est-ce que cela signifie exactement - et quelle est la meilleure marche à suivre pour commencer à le faire ?

1. Conservez des entrées cohérentes

C'est une bonne idée de suivre un modèle cohérent lorsque vous documentez les performances d'un employé, donc avoir un modèle de base à suivre sur l'écran ou sur papier peut être un bon point de départ. Notez qui crée le feedback, la date et l'heure, et indiquez s'il a été enregistré dans le cadre d'une réunion ou non.

Si c'est le cas, notez également les autres participants à la réunion, les points de discussion soulevés, les mesures à prendre et les signatures de toutes les personnes concernées. Il sera ainsi plus facile de consulter le document à l'avenir.

2. Enregistrez immédiatement les entrées

Si une conversation a eu lieu avec un employé en raison d'un problème de performance, il est essentiel de la documenter immédiatement pour éviter que les souvenirs ne s'estompent. Si vous ne le faites pas, vous risquez de remettre en question l'exactitude des déclarations par la suite.

3. Veillez à ce que les documents soient professionnels et organisés

Toute documentation sur les performances doit être suffisamment professionnelle pour pouvoir être consultée par un tiers à un moment donné dans le futur. Elle ne doit donc pas être écrite sur un bout de papier et ne doit pas contenir d'opinions subjectives.

Par exemple, au lieu de « Marie ne s'habille pas de manière professionnelle », écrivez « Marie est venue travailler le jour X en jean, ce qui était contraire au règlement de l'entreprise Y. Elle n'a donc pas pu rencontrer un client comme prévu ».

Veillez à ce que les entrées soient subjectives, factuelles et suffisamment précises pour enregistrer des exemples particuliers du comportement de l'employé, plutôt que votre opinion à son sujet.

4. Donnez aux employés une chance de s'expliquer

Documenter le comportement d'un employé devrait également lui donner l'occasion de s'exprimer sur les raisons de son comportement, car cela prouve que le manager a tenté de résoudre le problème immédiatement.

Cela peut également étouffer dans l'œuf tout malentendu, par exemple dans le cas d'employés qui ont été en retard à plusieurs reprises, mais qui révèlent plus tard qu'ils s'occupaient d'un parent malade ou qu'ils formaient quelqu'un dans un autre service.

L'enregistrement des circonstances atténuantes montrera que la personne en question avait une tache sur son dossier, mais qu'il y avait une raison à cela qui ne devrait pas affecter ses perspectives d'avenir.

5. Présentez un plan clair

Une fois les entrées enregistrées, un plan d'action détaillé comprenant des points de discussion et des actions doit être ajouté pour donner à l'employé une chance d'améliorer ses performances. Ce plan doit être précis et assorti d'une date limite afin que chacun comprenne les conséquences d'un manquement.

La direction, les RH et l'employé doivent tous signer le document pour prouver ultérieurement, si nécessaire, que le contenu a été compris.

6. Conservez les documents relatifs aux performances en toute sécurité

Tous les documents relatifs à la performance doivent rester confidentiels, uniquement pour les parties concernées. S'ils sont sur papier, ils doivent être conservés sous clé, tandis que les documents électroniques doivent être conservés sur un serveur sécurisé à accès restreint.

Cela permet d'éviter toute consultation non autorisée et de s'assurer que les dossiers sont prêts à être envoyés au nouveau responsable de l'employé sans qu'il soit nécessaire de les rechercher longuement.

Lorsqu'il s'agit de promouvoir, de discipliner ou même de licencier des employés en fonction de leur comportement et de leurs performances, il est vraiment important de couvrir toutes les bases nécessaires. Grâce à une documentation approfondie sur les performances, vous devriez être en mesure de vous assurer que c'est exactement ce que vous avez fait.