6 pratiques de paie pour vous faire gagner du temps chaque semaine

Il est important de normaliser la paie. Toutes les entreprises font des erreurs, et cela peut s’avérer coûteux. Rien qu’aux États-Unis, 6.8 millions de sanctions fiscales ont prononcées par l’IRS en un an, ce qui a coûté aux entreprises un total de 4,5 milliards de dollars (environ 3,5 milliards de livres sterling). Une des raisons fréquentes est l’habitude de se précipiter lors de l’exécution de cet important travail.

Il est clair que la paie occupe énormément de temps dans les entreprises. Les recherches menées par Namely ont révélé que 25% des responsables de la paie consacrent plus de la moitié de leur journée de travail à cette activité. Cependant, les tentatives pour établir la paie plus rapidement peuvent conduire à des erreurs susceptibles de coûter de l'argent aux entreprises.

Comment accélérer le travail de la paie sans faire de coûteuses erreurs ? Il faut rendre celui-ci plus efficace. Voici quelques-unes des meilleures façons de le faire, pour économiser du temps et de l’argent.

Passez au cloud

Des recherches conjointes menées par le Fosway Group et HRN ont révélé qu’environ 45% du travail de la paie en Europe ont lieu dans les locaux des entreprises, et que seulement 15% sont menés dans le cloud. Cependant, Namely a relevé que 45% des entreprises envisagent de déplacer leur procédure de paie vers le cloud dans les deux à trois prochaines années.

Dans la plupart des cas, la raison en est simple. Les deux tiers des entreprises estiment que cela réduira le travail manuel, et les expériences effectuées avec le cloud jusqu’à présent suggèrent que c'est effectivement le cas. Il s’agit d’un moyen simple d’améliorer l’efficacité, et bien que l’installation initiale puisse être compliquée, un énorme gain de temps peut être obtenu sur le long terme.

Réduisez la complexité

Votre entreprise compte-t-elle des douzaines de catégories d’emplois, de régimes d'assurance santé, de régimes d’avantages sociaux différents, etc.? Si c’est le cas, cela pourrait participer au problème. Les recherches menées par Hackett Group ont révélé, par exemple, que les départements RH les plus efficaces gèrent 70% de catégories d’emploi de moins que la moyenne.

La réduction de cette complexité rationalise également le processus de la paie, réduisant le temps de travail nécessaire pour chaque poste de travail. Si des catégories de salaire et des fiches de poste peuvent être regroupées en une seule, alors cela pourrait facilement vous faire gagner du temps.

Passez-vous du papier

La paie implique traditionnellement des classeurs énormes remplis de documents papier. Or, ce mode de fonctionnement est incroyablement inefficace et peut coûter à l’entreprise d’énormes sommes d'argent. The Paperless Project a découvert que le simple fait d’avoir mal rédigé un document pouvait coûter à une entreprise 125 $ (99 £) en temps perdu.

Par ailleurs, la perte d'un document peut coûter à une entreprise de 300 $ à 700 $. Vous pensez que cela n'arrivera pas chez vous, mais en moyenne dans les grandes entreprises américaines, un document est perdu toutes les 12 secondes. Cela représente une perte de temps énorme, et s’assurer que tous vos « papiers » sont stockés dans un système informatique peut considérablement augmenter l’efficacité.

Sous-traitez si nécessaire

Bien qu’il existe certainement des avantages à centraliser votre paie en interne, de nombreuses entreprises se retrouvent dans des situations indésirables pour cette raison. Cela est particulièrement vrai à cette époque de fusions d’entreprises, de décentralisation d’entreprises dans différents lieux et de dépendance accrue envers le personnel indépendant.

Tous ces différents domaines d’une entreprise peuvent rendre la paie difficile et chronophage. Il existe par conséquent des avantages évidents à en externaliser certains aspects à d'autres entreprises. Cliff Struhar, le directeur de Hackett Group a confié à Business Finance Magazine: « L'externalisation est souvent une option viable et souhaitable. Elle permet aux entreprises de réduire les coûts directs de la paie et, dans certains cas, d’améliorer la prestation et le service. »

Établir une chaîne de responsabilité

Les erreurs de paie ont un coût en temps pour l'entreprise. Une des plus grandes difficultés, et cela ne fera que s’aggraver s’il n’y a pas de meilleures pratiques mises en œuvre dans ce domaine, est de rechercher les erreurs et les solutions pour y remédier. Si une erreur se produit, la personne qui l’a commise doit savoir exactement à qui la signaler et quelles mesures prendre.

À cet effet, il est préférable de définir une chaîne de responsabilité. Les employés et les gestionnaires doivent savoir exactement quelles sont leurs responsabilités quand il s'agit de la paie. La société multinationale de logiciels Oracle recommande d’associer cette chaîne à la transparence, afin que le personnel sache exactement quels processus de paie se déroulent.

Révisez constamment vos processus

Enfin, assurez-vous de ne jamais considérer votre système de paie comme « figé ». Tôt ou tard, vous deviendrez inefficace avec l’arrivée de nouveaux processus, sauf si vous menez des efforts d’adaptation et d’amélioration permanents.

Jonathan Dowden, expert en paie pour Sage UK, a écrit dans RealBusiness que « les organisations doivent laisser traîner leurs oreilles pour entendre les plaintes et recueillir les commentaires des employés sur la façon dont le processus peut être amélioré ». De cette façon, vous pouvez résoudre les problèmes avant qu’ils soient hors de contrôle et vous assurer que vos pratiques de paie restent aussi efficaces que possible.