Une politique de BYOD peut-elle vraiment vous faire réaliser des économies?

La hausse exponentielle du BYOD, pratique qui consiste à autoriser les employés à utiliser leurs appareils personnels, est appelée à se poursuivre, et cette tendance supprime le besoin d'investir dans du matériel, mais quels sont les dangers dont il faut être conscient ?

Le BYOD fait partie des pratiques commerciales les plus populaires de 2016, les entreprises de toute taille ayant adopté la tendance grandissante visant à autoriser les employés à utiliser, à des fins professionnelles, leur matériel personnel : téléphones mobiles, ordinateurs portables et tablettes.

Dans le cadre d’une stratégie bien gérée, le BYOD peut certainement générer des économies et dynamiser la productivité, mais il faut rester prudent en termes de sécurité informatique et d’autres enjeux. Il n’existe pas de solution universelle, et les avantages d'introduire ce type de politique varient considérablement en fonction des besoins spécifiques des entreprises et de la dynamique de la force de travail. Cependant, cet article soulignera les points forts et les points faibles pour vous aider à déterminer si le BYOD est une étape qu’il convient de franchir.

Un effectif mobile sans les coûts associés

Environ 80 % des employés apportent leurs appareils personnels au travail. Les possibilités d'envisager le BYOD sont donc déjà présentes dans une grande partie du monde professionnel. Toutefois, et en premier lieu, vous devez examiner dans quelle mesure vos employés sont réellement appelés à travailler à l’extérieur ou à accéder au réseau à distance.

Autoriser un accès via des appareils personnels offre l’avantage principal de faciliter le développement d’un effectif mobile, sans avoir à investir dans du matériel ou dans des contrats pour les données et les appels. En bref, cela signifie une productivité accrue à un coût faible voire nul, selon le niveau de remboursement offert aux employés pour l’utilisation de leurs contrats personnels.

Vos employés bénéficient ainsi d'une plus grande souplesse, travaillant de presque partout à partir d'appareils dont ils maîtrisent les fonctionnalités. L'un des avantages premiers est une amélioration des délais de réponse aux clients, car les membres du personnel peuvent gérer les appels et accéder aux fichiers pertinents lors de leurs déplacements.

Les plus et les moins de la souplesse

Un effectif rationalisé avec une productivité élevée permet d'accomplir les tâches en moins de temps, en utilisant moins de ressources. La mobilité supplémentaire permet également d'aborder des projets d’une manière plus organique et progressive, facilitant des méthodologies de développement agile et ouvrant la voie à une collaboration internationale et interdisciplinaire.

Toutefois, la possibilité de travailler en extérieur et en dehors des heures régulières présente également des inconvénients. Selon certains avis, l’impossibilité de véritablement « se déconnecter » du travail pourrait augmenter le stress des employés, ce qui a non seulement un impact négatif sur leurs performances, mais peut avoir des incidences à long terme sur leur bien-être et leur santé.

En conséquence, il est crucial d’encourager le personnel à éviter des pratiques professionnelles nuisibles et de s'assurer que sa participation dans toute initiative de BYOD ne porte pas atteinte à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Les exigences en termes de sécurité pourraient réduire les bénéfices

Vous devez également être conscient de la manière dont l’utilisation personnelle de l’appareil d'un employé pourrait avoir des incidences sur votre entreprise. Si les fichiers de la société ou d'autres informations sensibles peuvent être consultés librement à partir du téléphone ou de la tablette d'un employé, la sécurité des serveurs et des systèmes de stockage de votre entreprise peut être compromise.

Et s’il a été constaté que les employés prennent mieux soin de leurs appareils personnels, étant moins susceptibles de les perdre ou de les endommager, le risque qu’un appareil connecté à votre réseau ou contenant des fichiers de l’entreprise soit égaré est bel est bien réel. Par ailleurs, le personnel peut se connecter à des réseaux sans fil non sécurisés, télécharger par mégarde des logiciels malveillants, voire accorder des autorisations à des applications qui pourraient involontairement donner accès à des informations sensibles.

En cas de violation, les fichiers pourraient être modifiés, et des données de clients pourraient être subtilisées. Au pire, votre entreprise pourrait être escroquée, des fichiers essentiels perdus, et vous pourriez faire face à des poursuites coûteuses pour non-respect des lois en matière de protection des données.

Vous pouvez bien entendu informer votre équipe sur l’utilisation acceptable des appareils dans le cadre de toute initiative de BYOD, mais vous devez veiller à mettre en place des garanties adéquates pour protéger votre entreprise en cas de problème lié à la sécurité.

La mise en place de mesures de sécurité supplémentaires entraîne indéniablement des coûts additionnels, qui sont toutefois nécessaires. Par conséquent, ces considérations doivent être prises en compte au même titre que vos économies, avant de décider de la viabilité d'appliquer une politique de BYOD pour votre effectif.

Coûts d'assurance et problèmes de licences de logiciel

En plus de la sécurité informatique améliorée, vous devrez peut-être sécuriser des licences professionnelles supplémentaires. Cela peut s'appliquer à tout logiciel utilisé par vos employés au travail, même s’ils y accèdent via leurs appareils personnels. C’est un sujet que vous pourrez discuter avec votre équipe, de manière à déterminer si l'achat de licences supplémentaires est approprié et pour spécifier quel type de logiciel chaque employé peut légitimement utiliser.

L'assurance est une autre obligation. Même si la plus grande rigueur est appliquée quant aux exigences en matière de licences, à la présence d’un système de sécurité sophistiqué et à la gestion efficace du réseau, certains éléments peuvent passer à travers les mailles du filet.  Dans ce cas, une assurance complète vous protégera, et, même si elle entraîne des coûts supplémentaires, elle atténue considérablement les dépenses potentielles en cas d’une violation de la sécurité ou d’un manquement grave.

Votre réseau est-il adapté ?

En dernier lieu, vous devez décider si le fait d'accorder à plusieurs appareils un accès à votre réseau sans fil est une solution viable. Un surplus d'activité pourrait encombrer le réseau, le ralentissant pour tous les utilisateurs et paralysant votre entreprise.

Pour y remédier, vous devrez peut-être mettre votre réseau à niveau ou déterminer si vous devez temporairement réduire l’ampleur de votre initiative de BYOD.  Heureusement, beaucoup de fournisseurs peuvent négocier un contrat actuel vous permettant d'ajuster vos exigences d'utilisation en fonction du développement de votre entreprise.

Au-delà des économies

En fin de compte, la mesure dans laquelle le BYOD peut être bénéfique varie d'une entreprise à une autre. Heureusement, l'évolutivité inhérente à toute initiative de BYOD indique que vous pouvez l’intégrer de manière progressive, en fonction des besoins de votre entreprise. Cela vous permet de perfectionner vos politiques et d'élaborer une stratégie appropriée avant de l’adopter sur votre lieu de travail.

Si votre entreprise pourrait bénéficier d’un effectif plus souple ou plus mobile, il est fort probable que le BYOD vous fasse réaliser des économies. Mais par-dessus tout, il peut également servir d’outil pérenne, améliorant les perspectives à long terme de votre entreprise. La clé est d'éviter d’en faire trop : il n’est pas nécessaire d’offrir l'option d'utiliser des appareils personnels à tous vos employés si cela n’est pas adapté aux besoins de votre entreprise.

De plus, il est essentiel de rester bien au fait des exigences en termes de licences et d'assurance, alliées à une stratégie solide en matière de sécurité informatique, pour traiter des questions telles que les droits d'accès et la protection des données. Grâce à la mise en place de ces mesures, vous pourrez permettre le développement de votre force de travail en toute sérénité en assurant la sécurité de vos actifs et de vos données.