Comment présenter les changements importants à votre équipe

Alors que la gestion des personnes est désormais reconnue comme un actif plus précieux pour les entreprises, le rôle des managers évolue. Les professionnels qui occupent ces postes doivent désormais jouer le rôle de conseiller auprès des employés de leur équipe. Qu’il s'agisse de les soutenir au cours de périodes difficiles dans leur vie personnelle ou de leur donner des conseils à propos de leur parcours professionnel, les managers ont aujourd'hui une relation généralement bien plus étroite avec leur équipe.

L'un des aspects les plus difficiles de ce rôle est souvent la communication des changements au sein de l'organisation. Les périodes de transition, même si elles sont parfois positives, peuvent être intimidantes pour tout le monde. Les managers jouent un rôle essentiel pour contribuer à répondre aux questions, rassurer les collaborateurs et leur permettre de continuer à travailler normalement pendant que l’entreprise évolue.

Mais comment présenter les changements importants à votre équipe sans provoquer la panique ?

1. Faites preuve de transparence à propos de la nécessité de changer

Que le changement soit positif ou négatif, vous devez absolument communiquer clairement sa nécessité aux employés. Cette communication doit être aussi ouverte et franche que possible, même si le changement est motivé par une question financière. Les professionnels ont beaucoup plus de chances d’être rassurés s’ils comprennent pourquoi quelque chose se passe, mais uniquement s’ils n’ont pas l’impression que vous essayez de leur cacher quelque chose.

Les managers et les cadres supérieurs souhaitent souvent protéger les employés des mauvaises nouvelles, car ils s’inquiètent de leur impact sur le moral ou sur le roulement du personnel. Mais, quand les mauvaises nouvelles sont communiquées correctement, elles peuvent en réalité renforcer les liens entre employeur et employés, et inciter ces derniers à donner le meilleur d’eux-mêmes.

2. Clarifier encore le plan

Vous devez prévoir du temps pour répondre aux questions, mais il est préférable de ne pas trop vous attarder sur les aspects négatifs de la période de transition que traverse une organisation. Focalisez-vous plutôt sur la stratégie pour surmonter les obstacles à venir, et sur les raisons pour lesquelles cela sera avantageux pour tout le monde. Qu’il s'agisse de stabilité financière ou d’un aspect plus passionnant, avoir un plan de réussite clair et savoir exactement où les changements vont intervenir aidera toutes les personnes concernées à s’y sentir associées.

Ceci devrait produire des niveaux d’engagement supérieurs, non seulement envers la stratégie, mais aussi envers l’entreprise dans son ensemble. Il est important de ne pas « dorer la pilule » en ce qui concerne les mesures présentées, car cela pourrait nuire à la confiance accordée à votre encadrement et au plan de l’entreprise au sens large. Dans la plupart des cas, certaines personnes seront plus touchées que d'autres, et vous devez informer ces personnes des changements en priorité. Il n’est jamais agréable d'apprendre une mauvaise nouvelle devant ses pairs et collègues. Vous devez donc éviter cette situation à tout prix.

3. Soyez franc

En tant que manager, vous devez exprimer votre solide adhésion au plan, tout en étant franc quant aux difficultés qui pourraient se présenter ou qui se sont déjà présentées. Si vous défendez la stratégie de manière évangélique sans tenir compte des préoccupations des employés, vous risquez d’endommager les relations à long terme entre vous et votre équipe. Bien entendu, vous devez être positif à propos du plan et calmer les inquiétudes à propos de la période de transition, mais si vous êtes trop enthousiaste, vous pouvez donner l’impression d’être hypocrite.

L’organisation de sessions individuelles avec les employés pendant la période qui suit immédiatement l’annonce peut être un moyen efficace de recueillir les réactions franches des collaborateurs et de répondre à leurs préoccupations. Ce processus peut ainsi créer des ambassadeurs auprès des autres collaborateurs, ce qui aidera l’équipe dans sa totalité à s’adapter au changement.

4. Soyez cohérent

Il est facile d'avoir de mauvais jours, surtout si l’entreprise traverse une période de changement radical. Votre propre rôle peut devenir beaucoup plus stressant. Mais vous devez absolument rester cohérent dans votre approche optimiste mais réaliste par rapport aux changements de l'organisation. Une attitude négative ébranlera la confiance que vous inspirez à propos du plan, même si c’est simplement parce que vous ne vous êtes pas levé du bon pied.

Quand votre employeur entame un changement important, cette période est intimidante et déroutante pour les employés. Les managers doivent donc offrir le maximum de stabilité. Vous devez donc faire preuve de cohérence avec chaque employé et avec toute l’équipe. Les divergences feront rapidement surface et vous pourriez vous retrouver dans une situation épineuse car personne ne saura à quoi se fier. Les circonstances des changements peuvent évoluer tout au long de la période de transition mais vous devez vous assurer d'avoir obtenu les faits auprès d'une personne responsable de la question avant de communiquer des informations à votre équipe.

5. En cas de doute, dites non

Quand vous occupez un poste de responsable, vous voulez avoir toutes les réponses, mais ce n’est pas toujours le cas. C’est particulièrement le cas lorsqu’une organisation réalise de profonds changements qui touchent plusieurs éléments différents de la société. Mais la franchise reste la meilleure stratégie, et si on vous pose une question dont vous ne connaissez pas la réponse, dites-le tout simplement. Rassurez la ou les personnes en leur disant que vous tenterez de trouver la réponse et que vous les recontacterez.

Faites de votre mieux pour répondre, même si c’est seulement pour dire que vous attendez encore une réponse ou que personne n’est encore sûr de la réponse. Cela solidifiera une relation de confiance entre vous et votre équipe tout en garantissant la poursuite de son engagement.