5 tueurs de productivité au travail et comment les éviter

Certaines personnes sont plus expertes que d'autres à gérer la procrastination et le temps. Dans tous les bureaux, il y a des salariés imperméables au son d'une radio ou au tir croisé du bavardage d'un collègue. Mais il y en a d'autres qui sont de véritables « éponges », leur journée est vouée à prendre une nouvelle direction à la moindre distraction.

Vous et moi sommes probablement quelque part entre les deux ; se concentrer est une bataille quotidienne et continue qui peut prendre également du temps.

Une étude menée par CareerBuilder donne un aperçu de la façon dont les aspects apparemment anodins du travail quotidien peuvent être nuisibles : près d'un quart des salariés consacrent au moins une heure chaque jour aux communications dans leur vie personnelle, que ce soit en parlant au téléphone, via e-mails ou SMS.

CareerBuilder a également demandé aux salariés ce qu'ils considéraient être les plus grosses sources de distraction au bureau ; voici les réponses :

• Téléphones portables et SMS : 50 %
• Ragots : 42%
• Navigation sur Internet : 39%
• Réseaux sociaux : 38%
• Pauses collation/cigarette : 27%

Multiplier cette heure perdue par toute la main-d'œuvre dans le monde entier et la quantité de productivité perdue devient un tueur. En tenant compte de ces constatations, continuez à lire pour découvrir :

• Nos cinq tueurs de productivité à surveiller
• Comment contourner les sources de distraction les plus importantes

1. Le bavardage dans la rue

Les bavard(e)s : nous les connaissons tous et leur capacité indésirable à distraire. Pire encore, les commères qui semblent résolues à vous voler votre temps avec peu de considération pour l'effet démotivant qu'elles ont au bureau.

Solution

Une communication claire et ses avantages inhérents doivent commencer au sommet de la hiérarchie, avec une attitude transparente adoptée par les responsables qui accordent aux ragots le désintérêt qu'ils méritent. En tant que salarié, il est important d'être capable de reconnaître un ragot d'une information qui est en fait importante, et de ne réagir qu'à cette dernière.

Au mieux, les ragots sont enfantins ; y céder ne fait pas grand-chose, si ce n'est de vous présenter comme superficiel et nuisible aux adultes fiables qui se prennent au sérieux ainsi que leur travail.

2. La pause cigarette

Aller dehors pour une bouffée insolente peut sembler une évasion innocente du travail. Cependant, elle peut détruire l'élan et engendrer de l'animosité chez ceux qui ne fument pas, et qui ne bénéficient pas de cinq minutes de détente loin du bureau.

Tout comme mettre la main dans le paquet de bonbons sous le bureau, savoir qu'une distraction est là vous fera y retourner à maintes reprises, tout en donnant le mauvais exemple à ceux qui vous entourent.

Solution

Ayez pour objectif d'intégrer la pause cigarette dans vos pauses formelles, ou utilisez les interdictions de fumer pour vous aider à réduire votre consommation. Envisagez aussi de venir au bureau avec moins de cigarettes et vous serez plus motivé à rester concentré sur ce pour quoi vous êtes employé.

Les managers doivent envisager l'élaboration d'une politique concrète qui tient compte des pauses cigarettes. Ceci formalisera et gèrera la pause cigarette, au lieu de la laisser devenir une brèche toujours plus large dans laquelle la productivité tombe. Par ailleurs, assurez-vous d’offrir une compensation aux membres du personnel non fumeurs en leur proposant des pauses-café ou à l'extérieur.

3. E-mails

Pire encore que la correspondance personnelle, éplucher les e-mails professionnels peut vous donner l'impression d'être assidu et occupé alors que vous perdez du temps qui pourrait être plus utile ailleurs. En effet, les e-mails sont d'une importance fondamentale et certaines boîtes de réception peuvent devenir incontrôlables, mais il y a des façons de gérer le problème qui font passer la productivité en premier.

Solution

Organiser votre temps devrait être le fer de lance de votre assaut sur les e-mails. Consacrez une heure ou deux chaque jour à votre correspondance, et essayez de vous en tenir aux communications les plus urgentes. Pour vous y aider, créez un dossier « urgent » ou « à faire » vers lequel vous pouvez copier les e-mails qui doivent être traités le plus rapidement possible. Ceci est particulièrement pertinent dans les postes où vous êtes constamment interrompu par des demandes, des questions et des problèmes qui ont besoin d'une attention immédiate.

4. Réseaux sociaux

Est-ce un outil de travail, une diversion ou un mélange des deux ? Quelle que soit la façon dont vous évaluez l'impact des réseaux sociaux sur le lieu de travail, ils peuvent amputer votre temps de travail de façon alarmante si la question n'est pas traitée correctement.

Solution

Demandez-vous si vous avez vraiment besoin d'utiliser les réseaux sociaux dans votre travail. Si vous ne pouvez pas résister à quelques likes, favoris ou retweets, envisagez de supprimer l'application de votre ordinateur de bureau ; accéder à l’appli mobile depuis son téléphone portable peut être très dissuasif !

Pour les employeurs, il n'y a pas grand-chose à faire à une époque où l'utilisation et la possession d'un téléphone portable deviennent rapidement soit un droit humain soit une partie du corps physique. L'utilisation d'un bloqueur de sites peut être la seule porte de sortie.

5. Cloisonnés

Les espaces de bureaux divisés en bureaux cloisonnés peuvent créer un environnement confiné, que les salariés chercheront à fuir à tout prix. Ces petits bureaux cloisonnés auraient pu réduire la productivité et nuire à l'inspiration, chez tous les individus, sauf chez les plus motivés.

Solution

Une promenade dans le bureau peut aider à occulter la claustrophobie du bureau cloisonné. L'essentiel est de briser la monotonie, faire circuler l'air dans vos poumons et le sang dans votre esprit et vos jambes ; ceci aidera à rétablir votre concentration et votre élan professionnel.

Permettre aux salariés de travailler de manière flexible peut avoir un effet positif, comme l'a révélé une étude YouGov qui a indiqué que 30 % des salariés sont plus productifs lorsqu'ils travaillent à distance.

Comprendre aussi que les besoins des salariés varient considérablement lorsqu'il s'agit d'être capable de se mettre au travail. Dans le mesure du possible, offrez plus qu'un environnement de travail dans un bureau pour réduire le stress et booster la coopération.

Conclusion

Un lieu de travail est plein de merveilles de la technologie moderne et il est, à l'évidence, si facile de s'écarter de ce pour quoi vous êtes là. D'un autre côté, la technologie est, pour la plupart, indispensable.

Donc il faut trouver un équilibre, mais il ne peut être atteint que si vous, en tant que salarié ou employeur, reconnaissez que le problème existe.

La solution courante, c'est de travailler plus intelligemment, pas plus dur. Les pièges de la productivité ne disparaîtront jamais, mais avec une approche collaborative, ils peuvent être minimisés, permettant à vous et à vos collègues de travailler au mieux de vos capacités.

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