Les 3 techniques pour prendre le contrôle de vos réunions

Les réunions sont une partie essentielle dans de nombreuses organisations, mais elles peuvent prendre beaucoup de temps et ne pas toujours être aussi efficaces que vous pourriez l'espérer. En fait, les recherches ont montré qu'en moyenne, les salariés passent plus d'une journée de travail par semaine à se préparer et à assister aux réunions.

Sur 40 ans, cela signifie que les gens passeront environ dix ans de leur carrière à assister ou à se préparer à des réunions. Vu leur nombre, et la quantité de gens qui doivent les intégrer à leur emploi du temps, il est important de s'assurer que les réunions se déroulent comme prévu.

Prendre le contrôle de vos réunions vous permettra de discuter de vos objectifs, de parvenir à une sorte de résolution et de connaître les prochaines étapes à suivre. Cela vous évitera de perdre du temps en ce qui concerne la réunion elle-même, et vous n'aurez pas besoin de relancer les personnes ni d'essayer de clarifier autant de choses après coup. Pour garder le contrôle de vos réunions, voici quelques étapes à suivre :

Créer et partager un plan

Créer et partager l’ordre du jour de la réunion en amont est une excellente idée pour un certain nombre de raisons.

• Cela vous aidera à garder le contrôle d'une réunion, car vous avez un plan à suivre et devez encadrer les gens.
• Vous pouvez le partager avant la réunion afin que les autres sachent à quoi s'attendre/discuter.
• Il donne à d'autres l'occasion d'y ajouter des éléments.
• Tout le monde comprendra quel est l'objectif de la réunion.

Votre plan dépendra en grande partie de ce que vous voulez réaliser au cours de la réunion, de la structure qu'il aura, des questions auxquelles vous avez besoin de répondre et des responsabilités qui devront être attribuées pour mettre les résultats de la réunion en action.

Vous devrez également prendre en considération lors de l'élaboration de votre ordre du jour les personnes qui participeront à la réunion. Si tout le monde se connaît et sait de quoi vous allez parler, il est peu probable que vous ayez besoin de beaucoup de temps au début pour mettre tout le monde au courant. Cependant, si vous devez faire des présentations ou informer tout le monde avant de commencer, cela devra être pris en compte.

Trouvez votre espace de réunion

L'environnement dans lequel vous tenez votre réunion est un élément important pour s'assurer que les gens restent concentrés. Tenir votre réunion dans un espace occupé, désordonné ou à l'étroit, peu nuire à la productivité et distraire les gens.

Idéalement, l'endroit où vous tenez votre réunion doit être confortable et sans distractions pour permettre à tous ceux qui y assistent de se concentrer pleinement. 71 % des gens déclarent être régulièrement distraits au travail, ce qui leur laisse 44 % de chances de finir la journée avec une impression positive de ce qu'ils ont fait.

Trouver le meilleur espace de réunion possible peut rendre le contrôle de votre réunion beaucoup plus facile, surtout si tout le monde dans l'entreprise sait qu'il ne faut pas l'interrompre.

Être strict

Si les réunions ne sont pas menées de façon rigoureuse, elles peuvent rapidement devenir chaotiques et perdre leur intérêt, c'est pourquoi vous devez être strict sur la manière dont la réunion se déroule.  Chaque aspect de l'ordre du jour doit durer un certain laps de temps, auquel vous devez vous conformer pour éviter que la réunion ne déborde. Bien que vous puissiez penser que cela n'a pas d'importance si une demi-heure supplémentaire est accordée à la fin d'une réunion, cela peut gravement affecter l'attention des gens.

De même, si les gens se trompent, parlent depuis trop longtemps ou prennent de l'avance dans l'ordre du jour, n'ayez pas peur de les interrompre et de rappeler le plan à tout le monde. Tant que vous le faites poliment et que vous précisez pourquoi vous le faites, les gens ne devraient pas le prendre personnellement.

Cela vous permettra de mieux discuter de tous les points de l'ordre du jour sans avoir à faire l’impasse sur l’un d’entre eux, puis planifier une autre réunion. Cela devrait également permettre à tous les participants de sentir que la réunion a servi à quelque chose.