d’analyse de données excitante ou innovante qui cherche à transformer la manière dont une entreprise utilise ses informations, il peut y avoir des centaines d'opérations plus petites, mais non moins essentielles, qui dépendent de la disponibilité des données correctes.
Beaucoup de ces tâches d'entrée ou de récupération de données peuvent être répétitives, lentes et monotones pour les travailleurs qui doivent les exécuter, et, en conséquence, cela peut entraîner des pertes d'efficacité, un risque majeur d’erreurs et une baisse du moral des employés.
Mais il n’est pas nécessaire que ce soit ainsi. En développant des outils automatisés pour retirer ces processus des mains de travailleurs manuels, les sociétés peuvent stimuler l'efficacité, améliorer la précision et réduire les coûts. Et une des meilleures solutions est l’automatisation de processus robotisés.
RPA signifie automatisation de processus robotisés (Robotic Process Automation)
L’automatisation de processus robotisés, ou RPA, est définie comme un type de programme logiciel qui est capable d’interagir avec, d'interpréter et de gérer des données. Sa finalité principale est d’automatiser de nombreuses activités quotidiennes qui seraient trop laborieuses, longues et répétitives pour être effectuées de manière efficace par un travailleur humain.
Ainsi, la RPA peut être considérée une « main d'œuvre virtuelle », assumant des travaux de back-office impopulaires mais nécessaires et libérant les employés humains pour la réalisation de tâches plus complexes ou créatives. Les robots sont programmés pour suivre un ensemble précis et spécifique de fonctions et pour obéir à des règles claires, et peuvent donc être considérés comme une forme limitée d’intelligence artificielle, imitant ce qu’une personne ferait dans les mêmes circonstances.
Cela signifie qu’ils peuvent entreprendre des processus fastidieux bien plus efficacement qu’un opérateur humain ne le pourrait. Par exemple, dans le secteur bancaire, un client faisant une demande de crédit peut fournir un éventail d’informations qui doivent être entrées et vérifiées, ce qui est un processus ennuyeux pour un humain. Mais, comme ce processus est très systématique, une RPA peut réunir tous les documents requis des personnes, réaliser elle-même les vérifications de crédit et d'antécédents nécessaires et prendre une décision concernant l'éligibilité d’une personne pour une carte de crédit sans contribution humaine.
Qui plus est, étant donné qu’il est possible de compter sur la machine pour exécuter le processus exactement de la même manière chaque fois, des erreurs ne peuvent pas se produire. En outre, le robot ne va jamais s'ennuyer de devoir effectuer les mêmes opérations maintes et maintes fois.
Cependant, comme elles ne peuvent exécuter que les tâches qu’elles ont été instruites à exécuter, les RPA ont des limites. Elles conviennent par conséquent le mieux dans des applications dans lesquelles elles traitent des ensembles de données hautement structurés avec des champs et des instructions clairs qu’elles peuvent suivre.
Comment la RPA fonctionne-t-elle ?
Les RPA fonctionnent en exécutant un flux de tâches défini, qui fournit au robot des instructions sur ce qui doit être fait à chaque étape. Une fois que ce flux de travail à été programmé dans la RPA, le logiciel peut exécuter le programme de manière autonome et compléter la même tâche maintes fois avec exactement les mêmes exigences.
Par exemple, une des applications réelles les plus courantes pour une RPA est l’automatisation de la création de factures. Cette fonction est essentielle pour toute entreprise, mais peut souvent être fastidieuse pour un employé humain, en particulier dans de grandes sociétés qui doivent gérer des centaines ou des milliers de factures fonctionnellement identiques chaque jour.
Cependant, le processus de création d’une facture étant très structuré, il est un candidat idéal pour l’automatisation au moyen d’une RPA. Dans une entreprise typique, le flux de travail pour cette tâche peut se présenter comme suit :
- Une demande de facture est reçue par courriel.
- L'opérateur ouvre le logiciel de facturation approprié.
- Les informations sont transcrites de la demande par courriel au logiciel.
- La facture est créée à partir de ces informations et sauvegardée.
- L'expéditeur initial est notifié de la finalisation du processus.
Un outil RPA efficace peut être programmé pour effectuer toutes ces étapes une fois la demande par courriel reçue, sans intervention humaine. La préparation et le nettoyage corrects de données au préalable, pour les présenter dans le format structuré correct, permet au robot de copier et coller facilement d’un champ à un autre sans omission.
Cela dépend, bien sûr, de l'intégralité, de la précision et du format correct des données entrantes. Cependant, le robot devrait aussi pouvoir reconnaitre si cela n’est pas le cas, par exemple, si des détails essentiels manquent, auquel cas il peut envoyer un courriel à l'expéditeur initial demandant les données correctes. Cela évite tout erreur pouvant survenir comme résultat d’une erreur utilisateur.
Comment utiliser la RPA dans le travail quotidien
Pour que les processus automatisés soient efficaces, il est essentiel que les sociétés assurent une mesure de standardisation dans leurs données, pour faciliter l'interaction du robot avec celles-ci. Par exemple, dans l’exemple de facturation ci-dessus, la meilleure solution est de demander aux employés de remplir un formulaire spécifique lorsqu'ils reçoivent une demande qui a été conçue explicitement pour s'intégrer dans la RPA.
L'accélération du processus de création d’informations financières est, bien sûr, loin d'être le seul travail dont la RPA peut être chargée. Quelques autres départements clés dans lesquels cette technologie peut être particulièrement utile incluent le service à la clientèle, RH, IT et les activités commerciales.
Par exemple, les départements du service à la clientèle peuvent utiliser une RPA pour récupérer le profil ou l’historique de facturation d’une personne sans qu’un agent ne doive le chercher dans différents emplacements, tandis que les équipes de RH peuvent en utiliser une pour examiner des candidatures dans le processus de recrutement et filtrer celles qui ne remplissent pas certaines exigences.
Bien que les RPA peuvent être utilisées dans divers départements d’une entreprise, elles ne sont pas appropriées dans toutes les circonstances. Deloitte a souligné quelques attributs principaux qu’un processus doit avoir pour être adapté pour une RPA.
Ceux-ci incluent :
- répétitif
- susceptible aux erreurs
- très structuré ou fondé sur des règles
- dépendant de données numériques
- assujetti à des contraintes de temps ou fortement saisonnier
Si les sociétés peuvent identifier des processus d'affaires qui remplissent tous ou la plupart de ces critères, la mise en œuvre d’une RPA pour automatiser ces activités peut apporter de nombreux avantages. Une RPA bien conçue peut non seulement accélérer les activités et libérer les travailleurs humains de tâches monotones, mais elle peut aussi être très rentable.
Comparées aux solutions plus complexes d’intelligence artificielle, les RPA sont aussi plus économiques à développer et plus rapides à déployer, car elles ne doivent effectuer qu’une seule chose pour les sociétés, et tant que les tâches définies ne sont pas modifiées, elles ne nécessitent que peu de maintenance.
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